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Soluzioni archivio in ufficio: cartelle sospese

Cartelle sospese con fondo a U o a V, per cassetto e armadio

Nonostante la digitalizzazione di numerose operazioni commerciali, le aziende oggi non riescono a fare a meno della carta: la gestione dei documenti dell’attività professionale continua ad occupare spazi e tempi di ogni ufficio amministrativo del mondo.

Per ottimizzare gli spazi, risparmiare del tempoorganizzare un archivio documentale in ufficio le cartelle sospese potrebbero fare proprio al caso vostro. Consentono di catalogare attentamente i documenti cartacei, sistemandoli in armadi (più capienti e contengono cartelle sospese a lettura verticale) o cassetti (di dimensioni più ridotte e possono contenere cartelle sospese a lettura orizzontale). Il supporto delle cartelle è metallico ed è l’asta metallica (collocata sia in armadi che in cassettiere) a consentire una consultazione verticale (nel caso degli armadi) od orizzontale (nel caso delle cassettiere). Possono essere sia in cartone, che di plastica.
Una volta scelto tra armadi e cassettiere (e di conseguenza il tipo di lettura della cartella sospesa), il passo successivo consiste nello scegliere la dimensione delle cartelle.
In questo caso, esistono 3 standard relativamente all’interasse (la larghezza della cartella sospesa ovvero la misura che va da metà gancio alla metà dell’altro gancio). Per determinare quale interasse occorre misurare la distanza tra le guide del classificatore in cui vanno inserite.

  • 33 cm (le uniche che possono essere utilizzate negli armadi);
  • 39 cm (lo standard maggiormente utilizzato per le cartelle da cassetto);
  • 39.8 cm (standard maggiormente utilizzato per le cartelle da cassetto)

Esistono anche classificatori i cui cassetti speciali che possono contenere cartelle sospese sia di interasse 33 che 39 cm, regolando le guide in dotazione o tramite un adattatore.

Il fondo delle cartelle, invece, si può presentare ad U (ideale per classificare e raccogliere materiale di grande spessore come cataloghi, libri e listini in quanto presenta un fondo rinforzato) oppure a V (da destinare solamente all’archivio di materiale come fogli e documenti cartacei di spessore più piccolo).

Per rendere leggibile il contenuto della cartella e facilitarne l’utilizzo sono disponibili i cavalierini: supporti in plastica trasparente con un cartoncino bianco scrivibile. Esistono due tipi di cavalierini:

  • Cavalierini corti: adatti a breve descrizioni, riposizionabili sull’asse della cartella sospesa
  • Cavalierini lunghi: dove è possibile inserire descrizioni più dettagliate. In genere sono fissi cioè saldati all’asta di sospensione in plastica.


Per quanto concerne il colore delle cartelle sospese, il colore classico è l’arancio o l’avana, ma esistono anche cartelle sospese in cartoncino coloratissimo. In questo caso anche le aste di sospensione in plastica sono colorate per facilitare ancora di più la ricerca all’apertura del cassetto.

Scegliere gli strumenti giusti per archiviare documenti è importante non solo per ottimizzare gli spazi e risparmiare del tempo, ma anche per avere un archivio ordinato ed efficiente. Non vi resta che scegliere!

 

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Domenica, 24 Settembre 2017
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