FAQ sull'archiviazione dei documenti in ufficio: quanto, come, dove

In breve: i documenti contabili e fiscali si conservano dieci anni dall'ultima registrazione (art. 2220 c.c.); per l'archivio che si chiude a fine anno il contenitore più economico è il faldone con lacci, per le pratiche che crescono nel tempo il registratore a leva; l'archivio va diviso in tre fasce (corrente, di deposito, storico) con un passaggio annuale; il locale dello storico deve essere asciutto prima che comodo; ciò che scade si distrugge, non si cestina. Il resto della pagina spiega ogni punto.

Chi organizza per la prima volta l'archivio di un piccolo ufficio si ritrova quasi sempre a farsi le stesse domande, di solito nell'ordine sbagliato: si comprano i contenitori prima di sapere per quanto tempo vanno conservati i documenti, oppure si accumula tutto su un unico scaffale senza distinguere ciò che si usa ogni giorno da ciò che serve solo per obbligo. Questa pagina raccoglie le risposte alle domande più ricorrenti, con i riferimenti normativi e i rimandi alle guide tecniche del gruppo per chi vuole approfondire un singolo punto. Non è un parere legale: per i casi particolari (contenziosi aperti, settori regolamentati) il riferimento resta il commercialista o il consulente del lavoro.

Quanti anni vanno conservati i documenti in ufficio?

La regola civilistica di base per imprese e professionisti è l'art. 2220 del codice civile: le scritture contabili, le fatture ricevute e le copie di quelle inviate, la corrispondenza commerciale vanno conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. A questa si affianca la regola fiscale dell'art. 22 del DPR 600/1973, per cui scritture e documenti vanno conservati fino alla definizione degli accertamenti relativi al periodo d'imposta: in condizioni ordinarie l'accertamento va notificato entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione (settimo in caso di dichiarazione omessa), ma un contenzioso aperto sospende il termine. Nella pratica, il termine decennale copre quasi sempre anche quello fiscale, ed è la misura su cui dimensionare scaffali e faldoni.

Il dettaglio completo, con il calendario pratico per decidere ogni gennaio cosa può uscire dallo scaffale, è nella guida su quanto conservare i documenti in scatole archivio.

Meglio il faldone o il raccoglitore per iniziare?

Dipende da come i documenti entrano in archivio, non dal gusto personale. Se arrivano già ordinati per data e non vengono più toccati (fatture cartacee residue, DDT, estratti conto, ricevute), il faldone con lacci è la scelta più economica e più rapida da riempire: si infila tutto in ordine cronologico e si chiude. Se invece il fascicolo si aggiorna nel tempo, si consulta spesso o va riordinato (offerte, contratti in corso, pratiche di un cliente), il raccoglitore ad anelli o il registratore a leva sono più pratici, perché permettono di inserire un foglio in qualsiasi punto senza disfare l'ordine.

Chi parte da zero ha quasi sempre bisogno di entrambe le famiglie: faldoni per l'archivio che si chiude a fine anno, raccoglitori per quello che si usa ogni giorno. Il confronto dorso per dorso è nella guida ai faldoni: dorso, capacità, quando preferirli al registratore.

Come si dividono archivio corrente, di deposito e storico?

L'errore più comune è tenere tutto sullo stesso scaffale, mescolando l'anno in corso con gli anni già chiusi. L'archivio corrente (l'anno in corso, consultato ogni settimana) deve stare vicino alla scrivania; quello di deposito (gli ultimi due o tre esercizi chiusi, consultati di rado) può stare in un armadio o in un locale attiguo; l'archivio storico (tenuto solo per obbligo di legge) può stare anche in un deposito, purché asciutto e raggiungibile in caso di controllo. Il passaggio da una fascia all'altra va fatto una volta l'anno, non accumulato: è più facile spostare dodici faldoni a gennaio che smistarne centoventi dopo un decennio. Il metodo, con i contenitori più adatti a ogni fascia, è nella guida su come organizzare l'archivio corrente e quello storico.

Dove tenere l'archivio: quali condizioni contano davvero?

La comodità di accesso conta per l'archivio corrente; per quello storico contano soprattutto umidità e temperatura stabili. La carta si degrada con l'umidità (muffe, ondulazione, inchiostri che sbavano) e con gli sbalzi termici più che con il freddo in sé. Per gli archivi le norme di riferimento sono la UNI 10829 (che per gli archivi indica una temperatura fra 13 e 18 °C con tolleranza di ±3 °C e un'umidità relativa fra il 50 e il 60%) e la ISO 11799 sui requisiti dei depositi: un ufficio non deve trasformarsi in un caveau, ma un sottoscala umido o un locale con infiltrazioni sono da escludere, perché un documento illeggibile non vale come documento conservato. Un termoigrometro da pochi euro sullo scaffale dice subito se il locale è adatto. Per la fisica della conservazione della carta e il ruolo della carta permanente vedi quanto durano i documenti in un raccoglitore.

Cosa serve davvero per organizzare un archivio da zero?

Non esiste una lista valida per tutti, ma le voci da mettere in conto sono sempre le stesse:

• contenitori per l'anno in corso: registratori o raccoglitori, uno per ogni serie di documenti (fatture attive, fatture passive, banca, clienti, fornitori, personale);
• contenitori per la chiusura d'anno: faldoni con lacci del dorso adeguato al volume di carta prodotto in dodici mesi, con l'etichetta scritta prima di riempirli;
• scatole archivio per l'archivio storico, impilabili e chiuse contro la polvere;
• un supporto: uno scaffale metallico o un armadio, dimensionato sul peso reale della carta, non solo sullo spazio;
• un indice, anche un semplice foglio di calcolo con numero del faldone, contenuto e anno di scarto previsto.

Il materiale incide sulla durata: il cartone è la scelta più economica e riciclabile, il polipropilene resiste meglio all'umidità e alle aperture ripetute. Un elenco ragionato delle quantità per il primo anno è nella guida per chi apre un nuovo studio professionale.

Cosa fare dei documenti scaduti?

Passato il termine di conservazione, un documento che contiene dati personali non va semplicemente gettato nella carta straccia: il Regolamento UE 2016/679 (GDPR), all'art. 5, richiede che i dati non siano conservati oltre il tempo necessario (principio di limitazione della conservazione) e che siano trattati in modo da garantirne la sicurezza. In pratica, per un ufficio, questo significa distruggere in modo sicuro con un distruggidocumenti adeguato (per i dati personali il riferimento comune è il livello P-4 della norma DIN 66399) tutto ciò che ha superato il termine di legge e non serve più, e liberare lo scaffale per l'anno che arriva. Vale anche il contrario: non tutto ciò che sembra vecchio va eliminato allo scadere dei dieci anni, perché atti costitutivi, contratti di locazione e pratiche relative a immobili restano utili anche oltre il termine fiscale, e la scelta va fatta caso per caso.

Quanto costa organizzare un archivio con il catalogo initpc?

Le fasce qui sotto vengono dal catalogo initpc del giorno indicato, solo prodotti disponibili: servono a farsi un'idea dell'ordine di grandezza, non sono un listino.

Prezzi del catalogo initpc rilevati a settembre 2026, solo prodotti disponibili; i listini cambiano nel tempo.

Il prezzo tipico di faldoni, registratori e scatole è quasi sempre quello di una confezione multipla (5, 10 o 25 pezzi), non del singolo contenitore: il prezzo più basso corrisponde al pezzo sfuso o al formato ridotto. A far salire la fascia sono il materiale (polipropilene e cartone rivestito costano più del cartone grezzo), il dorso (più largo, più caro) e il marchio. Per un archivio storico che non si apre mai la fascia bassa in cartone è adeguata; per l'archivio corrente aperto ogni giorno conviene il registratore con meccanismo di qualità, che dura anni.

Errori da evitare

• Comprare i contenitori prima di aver contato le serie di documenti e stimato il volume annuo di carta.
• Scegliere un dorso troppo stretto: un faldone strapieno si deforma e i lacci non chiudono.
• Rinviare il passaggio annuale dal corrente al deposito "perché c'è ancora posto".
• Tenere l'archivio storico in un locale umido per risparmiare spazio in ufficio.
• Scartare documenti in base alla sola età, senza controllare il tipo di documento.
• Cestinare documenti con dati personali senza distruggerli.

Glossario minimo

• Art. 2220 c.c.: articolo del codice civile che fissa in dieci anni la conservazione delle scritture contabili e della corrispondenza.
• Art. 22 DPR 600/1973: norma fiscale che lega la conservazione dei documenti alla definizione degli accertamenti del periodo d'imposta.
• LUL: Libro unico del lavoro, il registro che ha sostituito libro paga e libro matricola; si conserva cinque anni.
• GDPR: Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati personali; l'art. 5 impone di non conservare i dati oltre il necessario.
• DIN 66399: norma tedesca che classifica i distruggidocumenti in sette livelli di sicurezza (P-1 minimo, P-7 massimo).
• UNI 10829 / ISO 11799: norme sulle condizioni ambientali e sui requisiti dei depositi per archivi e biblioteche.
• Dorso: la larghezza del contenitore (faldone, registratore, scatola) misurata in centimetri; decide quanta carta ci entra.