Conservazione sostitutiva e fatture elettroniche: cosa cambia

In breve: una fattura elettronica conservata con un processo a norma (di solito quello del gestionale, del commercialista o il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate) non va stampata e vale come originale per tutti i dieci anni dell'art. 2220 c.c.; una semplice scansione di un documento cartaceo, invece, non sostituisce l'originale, che resta da conservare. L'archivio fisico non sparisce: si riduce a ciò che nasce su carta e a tutto il pregresso. Sotto trovi le regole, la differenza fra conservazione e scansione e come organizzare l'archivio ibrido.

Da quando la fattura elettronica è obbligatoria per la generalità delle operazioni fra imprese, professionisti e pubblica amministrazione, molti uffici hanno visto restringersi anno dopo anno lo spazio occupato dai faldoni delle fatture. È un cambiamento reale, ma non significa che l'archivio cartaceo sia diventato inutile: cambia cosa ci finisce dentro, non il fatto che un archivio fisico continui a servire ancora per anni.

Cosa dice il Codice dell'Amministrazione Digitale sulla conservazione sostitutiva?

Il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD, D.Lgs. 82/2005), agli articoli 43 e 44, stabilisce che gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge anche con documenti informatici, a condizione che il sistema di conservazione garantisca autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti nel tempo, secondo le regole tecniche emanate dall'AgID (Agenzia per l'Italia Digitale). Le disposizioni valgono anche per i privati, non solo per la pubblica amministrazione: sono la base giuridica che rende legittimo tenere una fattura elettronica solo in formato digitale, senza copia cartacea "per sicurezza".

Le regole tecniche oggi in vigore sono le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, che descrivono il sistema di conservazione per pacchetti: il pacchetto di versamento (i documenti inviati al sistema), il pacchetto di archiviazione (i documenti presi in carico, con i metadati e l'indice firmato e marcato temporalmente) e il pacchetto di distribuzione (quello restituito a chi chiede di esibire un documento). Un responsabile della conservazione deve essere nominato; per i privati può coincidere con il titolare o essere delegato al conservatore esterno.

Quali regole valgono per le fatture elettroniche?

Le fatture elettroniche sono documenti fiscali informatici a tutti gli effetti, e per loro vale il DM 17 giugno 2014 del Ministero dell'Economia, che regola la conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari.

Entro quando va completato il processo di conservazione?

L'art. 3 del DM 17 giugno 2014 stabilisce che il processo di conservazione dei documenti informatici fiscali si conclude entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all'anno d'imposta a cui i documenti si riferiscono. Chi presenta la dichiarazione a fine ottobre, quindi, deve avere le fatture dell'anno precedente in conservazione entro la fine di gennaio successivo. Non basta che le fatture siano "nel gestionale" o nel portale dello SdI: devono essere entrate nel pacchetto di archiviazione con il riferimento temporale opponibile a terzi.

Per quanto tempo?

Il termine di conservazione non cambia con il supporto: dieci anni dall'ultima registrazione per l'art. 2220 c.c., e comunque fino alla definizione degli accertamenti fiscali per l'art. 22 del DPR 600/1973. L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione, nel portale Fatture e Corrispettivi, un servizio di conservazione gratuito per le fatture transitate dal Sistema di Interscambio, attivabile con un'adesione esplicita: copre le fatture dal momento dell'adesione in avanti, per il periodo indicato nell'accordo di servizio, e non sostituisce la conservazione degli altri documenti fiscali (registri, dichiarazioni, note spese) che il servizio non tratta.

Chi può esibire le fatture in caso di controllo?

Chi conserva deve poter esibire i documenti in formato leggibile, con le funzioni di ricerca per nome, codice fiscale, partita IVA, data e numero previste dal decreto. È il motivo per cui la scelta del conservatore (gestionale, commercialista, servizio dell'Agenzia) va fatta pensando anche a come si recupera un documento fra otto anni, non solo a quanto è comodo oggi.

Conservazione digitale o semplice scansione: che differenza c'è?

La differenza è tutta qui, ed è quella che fa più danni quando viene ignorata.

Un documento nato su carta (un contratto firmato a penna, una fattura del 2017, una ricevuta) può essere sostituito dalla sua copia digitale solo se la copia è prodotta come copia informatica di documento analogico ai sensi dell'art. 22 del CAD, con l'attestazione di conformità e l'ingresso in un sistema di conservazione a norma. Scansionare i faldoni con la multifunzione dell'ufficio e salvarli su un disco di rete produce copie utili per la ricerca, ma non autorizza a distruggere gli originali.

Quali documenti restano cartacei in ufficio?

Anche un ufficio che ha digitalizzato tutto il possibile continua a ricevere o produrre documenti su carta. L'archivio realistico di oggi è misto: digitale per i documenti nativi elettronici, fisico per tutto il resto.

Per i tempi documento per documento il riferimento del gruppo è la guida su quanto conservare i documenti in scatole archivio.

Come cambia l'archivio fisico dopo la fattura elettronica?

La riduzione della carta non elimina faldoni e classificatori, ma ne cambia la proporzione. Uno studio che prima dedicava metà dello scaffale alle fatture oggi ha quello spazio libero, e la tentazione è riempirlo alla meno peggio. Vale la pena, invece, riorganizzare: passare da faldoni generici a serie dedicate (contratti, corrispondenza, pratiche di progetto, personale), proprio perché la pressione della quantità è minore.

C'è anche un aspetto temporale che viene sottovalutato. L'obbligo di fatturazione elettronica riguarda le fatture emesse e ricevute da quel momento in avanti, mentre le fatture cartacee precedenti restano da conservare per tutto il periodo residuo: per circa un decennio dal passaggio al digitale coesistono sullo stesso scaffale i faldoni vecchi, ancora cartacei, e uno spazio via via più libero per i documenti nuovi. Chi svuota lo scaffale troppo in fretta "perché ormai è tutto elettronico" rischia di liberarsi di faldoni che la legge impone ancora di tenere.

Come si organizza un archivio ibrido, in pratica?

1. Mappare i flussi: per ogni tipo di documento, scrivere se nasce digitale o su carta e chi lo conserva (gestionale, commercialista, ufficio).
2. Nominare il responsabile della conservazione o verificare che il conservatore esterno lo preveda nel contratto.
3. Attivare la conservazione delle fatture prima della scadenza dei tre mesi dal termine della dichiarazione, e verificare ogni anno che il pacchetto sia stato chiuso.
4. Ridurre le serie cartacee a quelle davvero necessarie: fatture pregresse, contratti originali, DDT cartacei, ricevute, corrispondenza.
5. Applicare le tre fasce (corrente, deposito, storico) anche all'archivio ridotto, con il passaggio annuale descritto in come organizzare l'archivio corrente e quello storico.
6. Segnare l'anno di scarto su ogni faldone cartaceo residuo: è il modo più semplice per far sparire il pregresso al ritmo giusto.
7. Non digitalizzare "per liberare spazio" senza un processo a norma: la scansione di comodo va bene per cercare, non per scartare.

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Quanto costa l'archivio cartaceo residuo?

Le fasce di prezzo vengono dal catalogo initpc, solo prodotti disponibili al giorno della rilevazione; il costo della conservazione digitale dipende invece dal fornitore e non è trattato qui.

Prezzi del catalogo initpc rilevati a settembre 2026, solo prodotti disponibili; i listini cambiano nel tempo.

I prezzi tipici sono quasi sempre di confezioni multiple (faldoni da 25, registratori da 10), quindi il costo per pezzo è più basso; il prezzo più basso corrisponde al singolo contenitore. Per un archivio residuo che si riduce di anno in anno conviene la fascia bassa in cartone: i faldoni delle fatture pregresse non verranno più aperti e usciranno dallo scaffale al ritmo di uno l'anno.

Errori da evitare

• Considerare "conservate" le fatture solo perché sono scaricabili dal portale dello SdI o dal gestionale.
• Aderire al servizio dell'Agenzia delle Entrate pensando che copra anche le fatture precedenti all'adesione.
• Scansionare i faldoni vecchi e distruggere gli originali senza un processo a norma.
• Stampare le fatture elettroniche "per sicurezza", raddoppiando l'archivio senza alcun valore legale aggiunto.
• Svuotare lo scaffale delle fatture cartacee prima che siano passati i dieci anni.
• Non sapere chi è il responsabile della conservazione in caso di controllo.

Glossario minimo

• CAD: Codice dell'Amministrazione Digitale, D.Lgs. 82/2005; gli articoli 43 e 44 regolano la conservazione dei documenti informatici.
• AgID: Agenzia per l'Italia Digitale, che emana le Linee guida tecniche sui documenti informatici.
• SdI: Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate, attraverso cui transitano le fatture elettroniche in formato XML.
• DM 17 giugno 2014: decreto sulla conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari; fissa il termine dei tre mesi.
• Pacchetto di archiviazione: l'insieme di documenti e metadati preso in carico dal sistema di conservazione, con indice firmato e marcato temporalmente.
• Responsabile della conservazione: la figura che risponde del processo; nei privati può essere il titolare o il conservatore esterno.
• Copia informatica di documento analogico: la copia digitale di un documento cartaceo che, con attestazione di conformità e conservazione a norma, può sostituire l'originale (art. 22 CAD).