Faldoni: dorso, capacità, quando preferirli al registratore

Il faldone conviene quando i documenti sono chiusi: una pratica conclusa, un anno contabile archiviato, corrispondenza che deve solo restare reperibile. Il registratore a leva conviene finché quei documenti si aprono, si sfogliano e si integrano ogni settimana. La regola pratica è una sola: il registratore serve all'anno in corso, il faldone all'anno chiuso. Sul dorso, il riferimento di partenza è che un centimetro di dorso ospita all'incirca cento fogli di carta comune da 80 grammi al metro quadrato.

Il resto della scelta si gioca su quattro numeri — dorso, formato, materiale, tipo di laccio — e su un dato che quasi nessuno calcola prima di comprare: il peso che quei faldoni scaricheranno sullo scaffale. Questa guida li mette in fila, con le capacità dorso per dorso e i termini di conservazione che decidono per quanti anni quel contenitore dovrà reggere.

Faldone o registratore: quale conviene per quale archivio?

Il faldone non è un registratore povero: è un contenitore a fascio, senza meccanismo, in cui la carta entra tutta insieme, resta ferma compressa dai lacci e si estrae tutta insieme. Il registratore ha invece un meccanismo a leva o ad anelli che trattiene fogli forati, li tiene in sequenza rigida e permette di togliere o inserire una singola pagina senza smontare nulla.

Il registratore è lo strumento dell'archivio corrente

Nell'archivio corrente — quello dell'esercizio in corso, delle pratiche aperte, dei fascicoli che si integrano di continuo — il valore sta nel poter aprire, inserire e richiudere in pochi secondi. La leva è fatta per questo: apre il meccanismo con una mano sola, anche con il raccoglitore in piedi sullo scaffale. Il faldone, per la stessa operazione, va tolto dallo scaffale, appoggiato in piano, sciolto, riempito e rilegato.

Il faldone è lo strumento dell'archivio di deposito

Quando l'esercizio si chiude, quella stessa carta cambia funzione: non si consulta più ogni giorno, deve solo restare integra e reperibile per gli anni previsti dalla legge. Qui il meccanismo del registratore diventa un costo inutile e un ingombro: il metallo occupa spazio, pesa e non serve più a nessuno. Travasare il contenuto di due o tre registratori in un faldone recupera il registratore per l'anno nuovo e riduce lo spazio occupato a scaffale.

Quanti fogli entrano davvero in un dorso da 8, 12 o 18 centimetri

Una risma da 500 fogli di carta comune da 80 grammi al metro quadrato è alta circa 5 centimetri: da qui il riferimento di cento fogli per centimetro di dorso, che vale per carta bianca standard senza buste, separatori o documenti piegati all'interno.

Tre correzioni da applicare sempre a questi numeri. La carta riciclata è più voluminosa a parità di grammatura, perché le fibre sono meno compattate: lo stesso numero di fogli occupa qualche millimetro in più. Le buste di plastica e i separatori rubano molto spazio, anche il venti per cento del dorso in un fascicolo che le usa sistematicamente. I documenti piegati o pinzati creano scalini che impediscono alla carta di comprimersi in modo uniforme e fanno perdere capacità reale.

La regola dell'ottanta per cento

Un faldone va riempito fino a circa l'ottanta per cento della capacità nominale, non fino al limite. Il motivo è meccanico: oltre quella soglia i lacci lavorano in trazione continua, il cartone si apre a ventaglio e il dorso perde la forma rettangolare che gli permette di stare dritto sullo scaffale. Un faldone deformato non torna in squadra, e trascina fuori squadra anche quelli accanto.

Come si stima il volume prima di comprare

Il metodo affidabile è misurare, non ricordare: si prende la pila di documenti dell'anno precedente sullo stesso argomento, la si misura in centimetri con un metro e si aggiunge un margine del venti per cento per la crescita. Chi non ha uno storico parte da un dorso medio da 10-12 centimetri e apre un secondo faldone quando serve. Due faldoni riempiti a metà si maneggiano e si consultano meglio di uno strapieno, e costano meno di un dorso grande sprecato per metà.

Che formato serve: 35x25, protocollo o commerciale?

Il formato di base più diffuso per faldoni e scatole d'archivio è 35x25 centimetri, misurato sulla base: i 25 centimetri di larghezza accolgono il lato corto di un foglio A4 (210 x 297 millimetri secondo la norma ISO 216) con il margine necessario per infilarlo senza forzare, i 35 centimetri di altezza lasciano spazio a buste, moduli e allegati che sporgono dal foglio standard.

Accanto a questo formato ne convivono altri due, che non sono intercambiabili con il primo:

• il formato protocollo, più stretto e più alto del 35x25, pensato per i registri e la modulistica in uso negli enti;
• il formato commerciale, più largo, che accoglie moduli e tabulati di vecchia generazione senza piegarli.

Il criterio operativo è semplice: non mescolare formati diversi nello stesso faldone. Un modulo più largo infilato in un faldone stretto si piega sul bordo, e quella piega non si toglie più; un foglio A4 dentro un faldone commerciale scivola, si disallinea e si sgualcisce all'angolo inferiore.

Quali materiali reggono l'uso ripetuto

A parità di dorso, il comportamento nel tempo dipende dal materiale della copertina:

• Cartone naturale non trattato: la fascia più economica. Adatto a un faldone che si riempie una volta e va in deposito, dove non subisce più maneggio. Teme l'umidità: assorbe, si imbarca e non torna dritto.
• Cartone rivestito in carta goffrata: la superficie ruvida resiste meglio ad abrasioni e urti nella movimentazione. È la scelta più diffusa per l'uso quotidiano d'ufficio.
• Presspan e tela: rigidi sugli angoli, tengono la forma anche dopo decine di estrazioni dallo scaffale. Costano di più e hanno senso solo dove il faldone si muove davvero.

Chi archivia in un seminterrato, in un sottotetto o in un locale senza ricambio d'aria deve considerare l'umidità prima del prezzo: il cartone perde resistenza strutturale quando assorbe umidità, e la perde in modo permanente. In quei locali il contenitore va scelto rigido e, soprattutto, non va appoggiato a terra né contro il muro esterno.

Lacci incollati, lacci rivettati o cerniera: cosa cede prima

Il punto debole di un faldone non è il cartone: è l'attacco del laccio.

• Lacci incollati: il nastro è fissato con adesivo sulla superficie interna. Costano meno e reggono benissimo un faldone che si chiude una volta e resta chiuso. Su un faldone aperto ogni settimana, l'adesivo cede e il laccio si stacca portandosi via un pezzo di rivestimento.
• Lacci rivettati o occhiellati: il laccio passa attraverso un occhiello metallico che distribuisce lo sforzo su un'area più ampia del cartone. È la scelta corretta per ogni faldone che torna a scaffale più volte l'anno.
• Chiusura a cerniera o a bottone automatico: tipica delle scatole d'archivio e di alcune cartelle progetto. Apre e chiude più in fretta dei lacci, ma non permette di regolare la compressione sulla carta come fa un nodo.

Un dettaglio che si nota solo all'uso: i lacci vanno annodati con un fiocco, non con un nodo doppio stretto. Il fiocco si scioglie con una mano sola e si rifà in un secondo, mentre il nodo doppio, ripetuto per mesi, sfibra il nastro proprio nel punto in cui esce dall'occhiello.

Quanto pesa uno scaffale di faldoni pieni

È il conto che quasi nessuno fa e che spiega la maggior parte dei ripiani piegati negli archivi. Mille fogli A4 da 80 grammi al metro quadrato pesano circa 5 chilogrammi: un foglio A4 è un sedicesimo di metro quadrato, quindi pesa circa 5 grammi. Un faldone con dorso da 12 centimetri, riempito all'ottanta per cento, contiene quindi all'incirca 4-5 chilogrammi di sola carta, ai quali si aggiunge il peso del contenitore.

Un metro lineare di ripiano ospita circa otto faldoni da 12 centimetri: significa che un solo metro di scaffale carico supera facilmente i 40 chilogrammi. La portata dichiarata dai produttori di scaffalature è quasi sempre riferita al singolo ripiano, non alla struttura intera, e va confrontata con questo numero prima di riempire il quinto ripiano di un archivio. Il calcolo completo, con i margini da lasciare, è nella guida su quanto pesa un archivio pieno.

Per quanti anni devono reggere: i termini di conservazione

La durata che si chiede a un faldone non è una preferenza, è un obbligo di legge. L'articolo 2220 del Codice civile impone di conservare le scritture contabili per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione, e con esse le fatture ricevute, la corrispondenza ricevuta e le copie di fatture e corrispondenza spedite. Dieci anni in un locale non climatizzato sono una sollecitazione reale: è il motivo per cui, per la contabilità, conviene un contenitore rigido e un locale asciutto più di quanto convenga risparmiare sul singolo pezzo.

Documenti diversi hanno termini diversi, e non tutti si risolvono con l'archivio di carta: il quadro dei termini per famiglia di documento è nella guida su quanto conservare i documenti e come organizzare le scatole archivio. Per la carta destinata a durare decenni, contano anche le caratteristiche del supporto, trattate in quanto durano i documenti in un raccoglitore.

Come si etichetta il dorso perché si trovi in pochi secondi

Il faldone, a differenza del registratore, non ha una tasca portaetichetta: l'informazione va scritta sul dorso o applicata con un'etichetta adesiva. Perché uno scaffale di faldoni identici resti leggibile, servono tre costanti:

1. La stessa posizione su tutti i pezzi, per esempio in alto, centrata: l'occhio impara dove guardare e smette di cercare.
2. Lo stesso ordine delle informazioni: reparto o cliente, tipo di documento, anno. Sempre quello, anche quando una delle tre voci sembra ovvia.
3. L'anno in evidenza, scritto più grande del resto: è il dato che si cerca per primo scorrendo un archivio.

Quando i faldoni sono molte decine, la scrittura a mano non regge l'uniformità e conviene passare a un codice breve con un indice: il metodo completo, con lo schema di codifica, è in come etichettare tanti faldoni.

Errori da evitare quando si comprano faldoni

• Comprare il dorso più grande "per sicurezza": un faldone mezzo vuoto si affloscia, perde la squadra e occupa comunque tutto lo spazio a scaffale.
• Riempire oltre il limite: il cartone si apre a ventaglio, i lacci cedono all'attacco e il faldone non torna più in forma.
• Mescolare formati diversi nello stesso contenitore: i bordi dei fogli più grandi si piegano in modo permanente.
• Scegliere lacci incollati per un faldone attivo: dopo qualche decina di aperture l'adesivo cede.
• Appoggiare i faldoni a terra in un locale di deposito: è il punto dove arriva l'umidità di risalita e dove finisce l'acqua di un'eventuale perdita.
• Rimandare l'etichetta: un faldone senza etichetta "per ora" resta senza etichetta per anni.
• Comprare una marca diversa a ogni riordino: dorsi e altezze differiscono di qualche millimetro e lo scaffale perde l'allineamento che rende leggibile l'archivio.

Quando il faldone non serve

Il faldone non è la risposta a tutto. Non serve per i documenti dell'anno in corso che si aprono ogni settimana: lì il registratore a leva costa poco di più e fa risparmiare tempo ogni giorno. Non serve per i fascicoli che viaggiano fuori sede, dove una cartella con elastico o una cartella a tre lembi protegge meglio i bordi. Non serve per l'archivio che deve andare in un magazzino esterno e restare impilato per anni: lì la scatola d'archivio con coperchio protegge dalla polvere su tutti i lati ed è pensata per essere sovrapposta. E non serve affatto per i documenti nativi digitali conservati a norma, che non vanno stampati per essere archiviati.

Quanto costa un faldone nel catalogo initpc

Il prezzo di un faldone sale con tre fattori: il dorso (più cartone e lacci più lunghi), il rivestimento (il presspan e la carta goffrata costano più del cartone nudo) e il tipo di attacco del laccio. Il confronto con registratore e scatola d'archivio mostra che le tre famiglie si muovono su fasce simili: la scelta non si fa sul prezzo, si fa sulla fase dell'archivio. La fascia bassa conviene per l'archivio di deposito che si riempie una volta e non si tocca più; per i faldoni che tornano a scaffale ogni mese, il maggior costo dei lacci rivettati si ripaga con il primo pezzo che non si sfascia.

Prezzi del catalogo initpc rilevati a settembre 2026, solo prodotti disponibili; i listini cambiano nel tempo.

I faldoni sono nella categoria Faldoni dello shop. Per capire dove finisce il faldone e comincia il classificatore, il glossario dell'archiviazione chiarisce i nomi; per il contenitore dell'anno in corso, la guida ai raccoglitori e registratori ad anelli e a leva copre il lato opposto di questa scelta.