Come organizzare l'archivio corrente e quello storico

In breve: l'archivio corrente (l'anno in corso) sta in ufficio nei registratori a leva; l'archivio di deposito (gli ultimi due o tre esercizi chiusi) sta in un armadio vicino, travasato in faldoni con lacci; l'archivio storico (ciò che si tiene solo per i dieci anni dell'art. 2220 c.c.) sta in scatole archivio chiuse in un locale asciutto, anche fuori sede. Il passaggio da una fascia all'altra si fa una volta l'anno, a inizio esercizio. Sotto trovi come, con quali contenitori e con quali condizioni ambientali.

Un archivio che funziona non è quello con più contenitori o più etichette colorate: è quello dove chi cerca un documento sa già, prima di alzarsi dalla sedia, se lo troverà vicino alla scrivania, in un armadio del corridoio o in un deposito. La distinzione fra archivio corrente, di deposito e storico è la base di questo funzionamento, ed è anche il punto dove la maggior parte degli archivi improvvisati va in crisi: tutto resta sullo stesso scaffale, mescolato per anno, finché lo spazio finisce e il riordino diventa un lavoro di giorni.

Quali sono le tre fasce di un archivio?

Un archivio ben organizzato distingue tre fasce, non due. La fascia intermedia è quella che i piccoli uffici saltano più spesso, ed è proprio la sua assenza a produrre il disordine: si passa da "l'anno in corso" a "tutto il resto" e il resto cresce senza criterio.

La fascia di deposito è quella più utile per smistare senza fretta: i documenti non sono più urgenti, ma capita ancora che un cliente chieda una fattura dell'anno scorso o che il commercialista voglia un estratto conto di due anni prima. Tenerli a portata di mano, ma fuori dalla stanza di lavoro, evita sia il disordine sia il viaggio in deposito.

Quando un documento può passare davvero all'archivio storico?

Il riferimento che decide per quanto tempo un documento deve restare a scaffale è l'art. 2220 del codice civile: scritture contabili, corrispondenza e fatture (ricevute e copie di quelle inviate) si conservano per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Ai fini fiscali si aggiunge l'art. 22 del DPR 600/1973, che impone di conservare scritture e documenti fino alla definizione degli accertamenti relativi al periodo d'imposta: in caso di contenzioso aperto il termine si allunga, e il faldone di quell'anno non può uscire dall'archivio anche se il decennio è passato.

Il punto da chiarire è che la distinzione fra corrente, deposito e storico riguarda la comodità di accesso, non l'obbligo: un documento del quarto anno precedente è "storico" per l'ufficio, ma agli occhi della legge è ancora pienamente attivo e va esibito in condizioni leggibili se richiesto. Per questo il locale dello storico deve essere scelto con la stessa cura dell'archivio corrente, solo con criteri diversi.

Dove tenere l'archivio corrente e dove quello storico?

L'archivio corrente deve essere raggiungibile senza spostamenti: nella stessa stanza o a pochi passi dalla scrivania di chi lo consulta più spesso. L'archivio storico può stare in un locale meno pratico, anche fuori dalla sede, perché la frequenza di consultazione è bassissima; l'unico requisito davvero necessario è la protezione da umidità, infiltrazioni e sbalzi di temperatura. Le norme sugli archivi (UNI 10829, ISO 11799) indicano per i depositi temperature fra 13 e 18 °C con tolleranza di ±3 °C e umidità relativa fra il 50 e il 60%: un ufficio non deve replicare un deposito di Stato, ma una cantina non areata o un sottoscala con muffa sono da escludere. Un termoigrometro lasciato sullo scaffale per una settimana dice subito se il locale va bene. Chi vuole capire cosa succede fisicamente alla carta nel tempo trova il quadro nella guida sulla carta permanente ISO 9706.

Come si fa il passaggio annuale, passo per passo?

Il momento più semplice per spostare i documenti da una fascia all'altra è una data fissa ogni anno, per esempio le prime settimane del nuovo esercizio, quando i registratori dell'anno chiuso non ricevono più fogli. La procedura è sempre la stessa:

1. Chiudere l'anno: togliere dai registratori a leva i documenti dell'esercizio concluso, serie per serie (fatture attive, passive, banca, fornitori, personale), senza mescolarle.
2. Travasare nel faldone: ogni serie va in un faldone con lacci del dorso adeguato, in ordine cronologico, con l'etichetta scritta prima di riempirlo (serie, anno, eventuale numerazione "1 di 3").
3. Spostare in deposito: i faldoni dell'anno appena chiuso entrano nell'armadio di deposito; i registratori tornano vuoti in ufficio, pronti per l'anno nuovo.
4. Far scalare il deposito: i faldoni più vecchi del deposito (il terzo o quarto anno indietro) passano in scatole archivio e vanno nello storico.
5. Scartare dallo storico: si controlla l'anno di scarto scritto sulle scatole più vecchie e si distruggono i documenti che hanno superato il termine, con un distruggidocumenti adeguato per quelli con dati personali; come si dimensiona la macchina sul volume di lavoro è spiegato nella guida alle macchine per ufficio.
6. Aggiornare l'indice: numero del faldone o della scatola, contenuto, anno, data di scarto prevista.

Fatto ogni anno, questo lavoro richiede poche ore; rimandato, diventa il classico "fine settimana di riordino" che nessuno vuole fare. Per i tempi documento per documento, la guida su quanto conservare i documenti in scatole archivio ha il calendario completo.

Quali contenitori usare in ogni fase?

I tre livelli non richiedono gli stessi contenitori, e usare quello giusto in ogni fase riduce lo spazio complessivo occupato.

Il travaso dal registratore al faldone al momento del passaggio, invece di lasciare tutto nel contenitore originale, è ciò che libera davvero spazio: un registratore a leva occupa più larghezza a scaffale del faldone che contiene gli stessi fogli, e in deposito la leva non serve più a nessuno. Il confronto dettagliato fra le due famiglie è nella guida registratore a leva o raccoglitore ad anelli.

Quale schema per ufficio piccolo, studio, negozio e scuola?

Lo schema a tre fasce è lo stesso per tutti, ma la proporzione fra le fasce cambia con il tipo di attività.

Le quantità sono indicative e servono solo a dimensionare scaffali e contenitori: per un elenco ragionato di ciò che serve il primo anno vedi il primo archivio di uno studio professionale.

Come si etichetta l'archivio per ritrovare un faldone in trenta secondi?

Un archivio a tre fasce funziona solo se l'etichetta dice tutto senza aprire il contenitore: serie, anno, progressivo, anno di scarto. Scriverla prima di riempire il faldone evita le etichette provvisorie a matita che restano per anni. Un colore per serie (per esempio blu per la banca, rosso per i fornitori) accelera la ricerca sullo scaffale; un colore per anno funziona bene nello storico, dove ciò che conta è capire subito cosa può essere scartato. L'indice, anche un foglio di calcolo, va tenuto vicino allo scaffale e aggiornato al passaggio annuale. Il metodo completo per decine di contenitori è nella guida su come etichettare tanti faldoni per trovarli in pochi secondi.

Quanto costano i contenitori delle tre fasce?

Le fasce di prezzo qui sotto vengono dal catalogo initpc, solo prodotti disponibili al giorno della rilevazione.

Prezzi del catalogo initpc rilevati a settembre 2026, solo prodotti disponibili; i listini cambiano nel tempo.

I prezzi tipici si riferiscono quasi sempre a confezioni da più pezzi (registratori in scatole da 10, faldoni da 25, cartelle sospese da 25 o 50), quindi il costo per contenitore è molto più basso di quanto la colonna lasci pensare; il prezzo più basso è il pezzo singolo o il formato ridotto. Fa salire il prezzo il materiale (polipropilene, cartone rivestito), il dorso più largo e il marchio; per l'archivio storico la fascia bassa in cartone è più che sufficiente, mentre per il corrente conviene un registratore con leva di buona qualità, che viene aperto centinaia di volte.

Errori da evitare

• Saltare la fascia di deposito e passare tutto direttamente "in cantina".
• Lasciare i documenti dell'anno chiuso nei registratori a leva, che restano ingombranti e sottraggono spazio al corrente.
• Scegliere per lo storico il locale più scomodo senza verificare umidità e infiltrazioni.
• Scrivere sull'etichetta solo l'anno, senza la serie e senza l'anno di scarto.
• Impilare scatole archivio oltre l'altezza consigliata dal produttore: quelle in basso si schiacciano.

Glossario minimo

• Archivio corrente: i documenti dell'esercizio in corso e le pratiche aperte, consultati con frequenza.
• Archivio di deposito: i documenti degli esercizi appena chiusi, consultati di rado ma ancora "vivi".
• Archivio storico: i documenti conservati solo per obbligo di legge o per memoria dell'attività.
• Art. 2220 c.c.: dieci anni di conservazione per scritture contabili, fatture e corrispondenza.
• Art. 22 DPR 600/1973: conservazione fiscale fino alla definizione degli accertamenti.
• Scarto: l'eliminazione controllata dei documenti che hanno superato il termine di conservazione.
• UNI 10829 / ISO 11799: norme sulle condizioni ambientali dei locali d'archivio.