Archiviazione e organizzazione in ufficio e a scuola: cosa cambia

Per impostare l'archivio di un ufficio o di una segreteria scolastica servono tre decisioni, in quest'ordine: separare i documenti correnti da quelli di deposito, scegliere un solo criterio di classificazione (per anno, per materia, per alfabeto) e assegnare a ogni categoria un contenitore fisso, sempre lo stesso. La differenza vera fra un ufficio privato e una scuola non sta nei contenitori, che sono gli stessi, ma nelle regole di eliminazione: in una scuola statale nessun documento si butta senza autorizzazione.

Questa guida affronta il tema dal punto di vista di chi deve attrezzare due ambienti diversi con lo stesso budget: la segreteria, dove i documenti hanno valore giuridico e vincoli di conservazione, e l'aula o il piccolo ufficio, dove conta la praticità quotidiana. L'impianto generale dell'archivio di un ufficio, con i tre livelli e le scadenze di legge, è nella guida archiviazione documenti: come organizzare il tuo ufficio: qui si parte da lì e si guarda a cosa cambia quando l'ente è una scuola.

Archiviazione e organizzazione: le tre domande da cui parte ogni archivio

Un archivio si progetta rispondendo a tre domande prima di comprare qualsiasi contenitore: che cosa si conserva, per quanto tempo, chi lo consulta. Il contenitore è la conseguenza, non la premessa.

Che cosa conservi e chi lo consulta

I documenti consultati ogni settimana (pratiche aperte, circolari dell'anno in corso, fatture da pagare) stanno nell'archivio corrente, a portata di mano della persona che li usa: cartelle sospese in una cassettiera accanto alla scrivania, oppure registratori a leva su una mensola bassa. I documenti che si conservano per obbligo ma non si consultano quasi mai stanno nell'archivio di deposito, in scatole archivio o faldoni su scaffali, anche in un locale diverso. Mescolare i due livelli è l'errore che fa crescere l'archivio senza che nessuno trovi più nulla.

Quanto dura l'obbligo di conservazione

Per un'azienda o uno studio professionale il termine di riferimento è quello civilistico: dieci anni dall'ultima registrazione per le scritture contabili e la corrispondenza commerciale, con le eccezioni fiscali e i casi di accertamento in corso. La tabella completa delle scadenze, con i riferimenti di legge, è nella guida generale sull'archiviazione dei documenti in ufficio. Per una scuola statale il criterio è diverso e più stringente, come si vede nella sezione che segue.

Perché nella scuola l'archivio è un bene culturale

Gli archivi delle scuole statali sono beni culturali per legge. L'articolo 10, comma 2, lettera b) del Codice dei beni culturali e del paesaggio (decreto legislativo 42/2004) include fra i beni culturali «gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico», senza bisogno di alcuna dichiarazione: la tutela è automatica.

La conseguenza pratica è l'articolo 21, comma 1, lettera d) dello stesso Codice: «lo scarto dei documenti degli archivi pubblici» è soggetto ad autorizzazione. Lo scarto, cioè l'eliminazione definitiva di documenti che hanno esaurito la loro utilità, va proposto e autorizzato dalla Soprintendenza archivistica competente per territorio. In una segreteria scolastica, quindi, «fare spazio» non è un'operazione che si decide in autonomia a fine anno.

Che cosa comporta in pratica per la segreteria

Comporta tre cose. La prima: i documenti destinati allo scarto vanno tenuti insieme e identificabili (un settore dello scaffale, una serie di scatole segnate con l'anno) finché l'autorizzazione non arriva, invece di essere distrutti mano a mano. La seconda: serve un elenco di ciò che si propone di eliminare, quindi l'etichettatura deve essere leggibile e coerente fin dal primo giorno. La terza: i contenitori devono reggere anni di permanenza, non mesi, perché il tempo fra la produzione del documento e la sua eliminazione è lungo e in mezzo ci sono traslochi, cambi di personale e verifiche.

Il registro di protocollo è il vero indice dell'archivio pubblico

Le pubbliche amministrazioni, scuole comprese, registrano a protocollo i documenti ricevuti e spediti. L'articolo 53 del DPR 445/2000 elenca le informazioni obbligatorie di ogni registrazione: numero di protocollo generato automaticamente, data di registrazione, mittente (o destinatario per i documenti spediti), oggetto, data e protocollo del documento ricevuto se disponibili, impronta del documento informatico trasmesso per via telematica. Il numero di protocollo è ciò che lega il documento alla sua posizione fisica: scriverlo anche sull'etichetta del contenitore o sulla camicia del fascicolo fa risparmiare più tempo di qualunque software.

Quali contenitori servono alla segreteria scolastica

Le misure ricorrenti sono due: il formato A4 (210 per 297 millimetri, norma ISO 216), che entra in tutti i contenitori standard, e il formato protocollo, più alto, che richiede scatole da 25 per 35 centimetri. Prima di ordinare conviene misurare anche il ripiano: uno scaffale profondo 30 centimetri non regge una scatola da 35.

Come si organizza l'archivio di una classe e dei materiali didattici

In aula i documenti non hanno valore giuridico ma passano di mano molte volte al giorno, quindi il criterio cambia: contano leggerezza, resistenza e immediatezza della lettura, non la durata decennale.

Contenitori leggeri che i ragazzi possono maneggiare

Per le schede di lavoro, le verifiche e i materiali per gruppi funzionano meglio i contenitori aperti: cartelline a lembi in polipropilene, che non si strappano e si puliscono, portalistini per le sequenze che si consultano di frequente, scatole in cartone leggero con presa per il materiale di gruppo. Il registratore a leva in aula è scomodo: pesa, richiede la perforazione dei fogli e costringe a togliere il meccanismo per aggiungere una pagina in mezzo. La differenza fra classificatore, raccoglitore e registratore, con i nomi commerciali che cambiano da marca a marca, è spiegata nel glossario dell'archiviazione.

Il materiale che cambia ogni anno e quello che resta

Il materiale didattico di un docente si divide in due: quello che si rifà ogni anno (programmazioni, verifiche datate) e quello che resta (schede, mappe, materiali per argomento). Il primo sta in un raccoglitore per anno scolastico, si svuota a settembre e riparte; il secondo sta in contenitori per materia o per argomento, con un codice colore stabile negli anni. Un sistema di colori funziona se resta sotto i sei colori e se il significato è scritto da qualche parte: i criteri sono nella guida ai colori di cartelle e raccoglitori.

Quanto spazio serve: metri lineari, peso e scaffali

Un archivio si misura in metri lineari di scaffale, non in numero di scatole. Un metro lineare ospita circa dodici registratori a leva con dorso da 8 centimetri, oppure dieci scatole archivio con dorso da 10 centimetri: sono numeri geometrici, si ricavano dividendo 100 centimetri per il dorso, e servono a capire subito quanti ripiani comprare.

Come si conta il peso prima di caricare uno scaffale

La carta pesa più di quanto sembri e il calcolo è semplice. Un foglio A4 da 80 grammi al metro quadrato pesa circa 5 grammi, perché un A4 è un sedicesimo di metro quadrato; una risma da 500 fogli pesa quindi circa 2,5 chilogrammi. Un registratore pieno contiene molte centinaia di fogli, e un ripiano da un metro completamente carico arriva facilmente a diverse decine di chilogrammi: per scaffali metallici e portate dei ripiani la guida dedicata è quanto pesa un archivio pieno. Nelle scuole il problema si presenta tipicamente quando l'archivio di deposito viene messo in un locale non progettato per quel carico.

Dove non va messo l'archivio

Non va messo a contatto con il pavimento, perché un allagamento anche minimo rovina la fila più bassa; non va messo in locali umidi o soggetti a sbalzi di temperatura, perché la carta assorbe umidità e le scatole cedono; non va messo dietro a porte che devono restare libere. Una pedana o un ripiano rialzato di venti centimetri risolve il primo problema a costo quasi zero.

Come si etichetta perché il documento lo trovi anche chi non l'ha archiviato

L'etichetta va scritta pensando a chi cercherà il documento fra cinque anni senza sapere come è stato archiviato. Tre regole bastano: stessa struttura per tutte le etichette (contenuto, anno, estremi), stessa posizione sul dorso, stesso strumento di scrittura. Le etichette adesive prestampate per dorsi sono più leggibili delle scritte a mano e non si staccano come i foglietti infilati nella tasca.

Nei sistemi sospesi l'etichetta è il cavalierino, che si legge dall'alto nei cassetti e di fronte negli armadi: il metodo completo è nella guida all'etichettatura delle cartelle sospese. Dentro registratori e raccoglitori, invece, sono i divisori a fare l'indice: numerici per i fascicoli, alfabetici per i nominativi, mensili per la contabilità, come spiegato nella guida ai divisori e separatori per archivio.

Quale sistema conviene a ogni contesto

Il confronto fra armadio metallico con serratura e scaffalatura in cartone per il deposito, con i pro e i contro di ciascuno, è nella guida ad armadi e cassettiere per l'archivio.

Quanto costa attrezzare l'archivio di un ufficio o di una segreteria

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Le fasce si spiegano con tre fattori: la confezione (molte voci sono multipack, quindi il prezzo tipico è di un cartone e non di un pezzo), il materiale (cartone teso e polipropilene costano più del cartoncino semplice) e gli accessori inclusi, come i cavalierini nelle cartelle sospese. Per l'archivio di deposito di una scuola conviene la fascia media delle scatole, perché devono reggere anni di permanenza e almeno un trasloco; per l'aula la fascia bassa delle cartelline è più che sufficiente, visto che il materiale si rinnova ogni anno. Tutto ciò che serve, dai divisori alle etichette per i dorsi, è nella categoria Archivio e classificazione dello shop.

Errori da evitare nell'archivio di un ufficio e di una scuola

• Eliminare documenti in una scuola senza autorizzazione di scarto: l'archivio di un ente pubblico è un bene culturale e l'eliminazione va autorizzata.
• Usare contenitori diversi per la stessa serie: se le annate 2020-2023 sono in scatola e il 2024 in faldone, l'ordine sullo scaffale si perde.
• Riempire i registratori fino al blocco del meccanismo: la leva non chiude, i fogli si strappano al primo prelievo.
• Scrivere sull'etichetta solo il contenuto: senza l'anno e gli estremi, la ricerca richiede di aprire il contenitore.
• Tenere fascicoli con dati sulla salute in armadi aperti: negli ambienti scolastici e sanitari servono armadi chiusi a chiave e un elenco di chi ha la chiave.
• Rimandare la separazione fra corrente e deposito: dopo due anni l'archivio corrente diventa impraticabile e il riordino costa dieci volte tanto.

Glossario dei termini dell'archivio

• Archivio corrente: l'insieme dei documenti relativi ad affari in corso, consultati di frequente.
• Archivio di deposito: i documenti di affari conclusi che si conservano per obbligo di legge prima dell'eventuale scarto.
• Scarto: l'eliminazione definitiva dei documenti che hanno esaurito la loro utilità; negli archivi pubblici richiede l'autorizzazione della Soprintendenza archivistica.
• Serie archivistica: l'insieme dei documenti dello stesso tipo prodotti in sequenza nel tempo (per esempio i verbali dei consigli di classe).
• Fascicolo: l'insieme dei documenti relativi a una stessa persona, pratica o affare.
• Protocollo: la registrazione, con numero e data, dei documenti ricevuti e spediti da una pubblica amministrazione.
• Interasse: nelle cartelle sospese, la distanza da centro a centro fra i due ganci; deve coincidere con quella delle guide del mobile.