Etichettatura delle cartelle sospese: cavalierini, colori e ordine

Il cavalierino va agganciato sempre nella stessa posizione su tutte le cartelle di uno stesso cassetto, con il testo costruito su campi fissi nello stesso ordine: categoria, nome del fascicolo, periodo. Il colore della cartella identifica la macro-categoria da lontano, il cavalierino il singolo fascicolo da vicino. Se anche una sola di queste regole salta, il cassetto diventa illeggibile nel giro di pochi mesi, qualunque sia la qualità delle cartelle.

Le cartelle sospese hanno un difetto che faldoni e raccoglitori non hanno: stanno in verticale dentro un cassetto e si vedono solo di taglio. L'unica informazione disponibile senza sfilarle è quella scritta sul cavalierino, guardando il cassetto dall'alto. Il problema non è quasi mai la cartella, quasi sempre ben fatta: è il metodo con cui viene etichettata dal primo giorno.

Cavalierino, finestrella ed etichetta: i tre pezzi e come si montano

I nomi si confondono spesso, ma sono tre oggetti distinti e si comprano separatamente.

Il cavalierino

È la linguetta in plastica trasparente o in cartoncino che si aggancia al bordo superiore della cartella sospesa e sporge verso l'alto. Esiste in più larghezze: i cavalierini stretti permettono di mettere più fascicoli in vista sulla stessa fila, quelli larghi restano leggibili da più lontano. In un cassetto vanno usati tutti della stessa larghezza, altrimenti l'allineamento salta.

La finestrella e il cartoncino

Il cavalierino trasparente è una tasca: dentro ci va un cartoncino stampato o scritto a mano. È la parte che si aggiorna, ed è il motivo per cui questo sistema è preferibile a un'etichetta adesiva applicata direttamente sulla cartella — quando il fascicolo cambia nome o anno si sfila il cartoncino invece di staccare un adesivo che lascia residui.

Dove si aggancia

Il cavalierino scorre lungo la barra superiore della cartella e si ferma dove lo si mette. Le cartelle più curate hanno la barra pretagliata con tacche, che indicano le posizioni canoniche; quelle economiche no, e lì la posizione va tenuta a occhio rispetto al bordo.

In quale posizione va il cavalierino: in linea o a scalare

Sono i due metodi possibili, e vanno scelti una volta per tutto il cassetto.

Il metodo a gruppi è quello che rende di più in un archivio d'ufficio piccolo: la posizione del cavalierino diventa essa stessa un'informazione, e si legge prima ancora del testo.

Cosa scrivere sull'etichetta e in che ordine

L'etichetta di una cartella sospesa ha poco spazio: scriverci tutto significa non far leggere niente. Tre campi fissi, sempre nello stesso ordine, bastano quasi sempre:

1. Categoria abbreviata (CLI per clienti, FOR per fornitori, PER per personale): due o tre lettere, non una parola intera.
2. Nome o codice del fascicolo: il dato con cui la persona cercherà davvero.
3. Periodo o anno, quando serve a distinguere fascicoli omonimi.

La regola che decide l'ordine è la stessa dei dorsi dei raccoglitori: prima l'informazione con cui si cerca, non quella più importante in astratto. In un archivio consultato per nome, il nome va per primo; in uno consultato per anno, l'anno. Il metodo esteso, applicato ai contenitori a scaffale, è nella guida su come scrivere le etichette per i dorsi.

Un codice colore per cliente, anno o stato della pratica

Il colore del cartoncino della cartella (non dell'etichetta) è il modo più veloce per orientarsi in un cassetto pieno, perché si legge prima del testo. Tre schemi funzionano bene, e vanno scelti in alternativa, mai insieme:

• un colore per reparto o tipo di pratica, quando il cassetto è unico per tutto l'ufficio;
• un colore per anno, per la documentazione che si chiude e si riapre ogni dodici mesi;
• un colore per stato della pratica (aperta, in attesa, chiusa), per chi lavora su scadenze.

Il colore non sostituisce il cavalierino: dice «categoria giusta», non «fascicolo giusto». Il metodo generale, applicabile anche ai raccoglitori dello stesso ufficio, è in colori di cartelle e raccoglitori: un sistema per l'archivio.

Etichetta scritta a mano, stampata o con etichettatrice

Per le cartelle sospese esistono nastri e rotoli di etichette dedicati, di formato stretto e lungo, pensati per entrare nella finestrella del cavalierino: a catalogo si trovano per esempio rotoli con etichette da 50 × 12 mm per etichettatrici a rotolo. Prima di comprare il nastro va misurata la finestrella del cavalierino in uso: un'etichetta più larga della tasca non entra, una molto più stretta lascia il cartoncino a vista e l'effetto è peggiore della penna.

Quante cartelle stanno in un cassetto prima di perdere ordine

Non esiste un numero: dipende dalla profondità del mobile e dallo spessore dei fascicoli. Esistono però due segnali che indicano il momento di dividere, e sono affidabili:

• non si riesce a sfilare una cartella senza spostare le vicine: il cassetto è al limite;
• i cavalierini iniziano a sovrapporsi o a inclinarsi: il fronte utile è esaurito.

Quando compaiono, la soluzione non è comprimere ancora ma dividere per sotto-categoria — per lettera, per trimestre, per stato della pratica — e distribuire su un secondo cassetto. Un cassetto riempito all'80% si consulta molto più in fretta di uno riempito al 100%, ed è il motivo per cui conviene calcolare lo spazio con margine. Sulla scelta della cartella vera e propria, formati, interasse e tipo di fondo, il riferimento è la guida cartelle sospese per l'archivio in ufficio.

Errori da evitare in un archivio sospeso

• Cavalierino in una posizione diversa a ogni cartella: costringe a cercare l'etichetta invece di leggerla.
• Scrivere il contenuto per esteso su uno spazio da poche battute.
• Inserire una cartella nuova senza etichetta, con l'idea di metterla «più tardi».
• Mescolare cavalierini di larghezze diverse nello stesso cassetto.
• Usare più di quattro o cinque colori: oltre quella soglia il codice va imparato a memoria, e smette di funzionare.
• Non scrivere da nessuna parte la regola: il sistema tenuto a memoria dura quanto la persona che lo ha inventato.

La manutenzione annuale che tiene leggibile il cassetto

Una volta l'anno, insieme al passaggio dall'archivio corrente a quello storico, servono quattro operazioni brevi:

1. Togliere le cartelle vuote: occupano fronte utile e nascondono le altre.
2. Sostituire i cavalierini rotti o scoloriti, che sono la parte che si consuma per prima.
3. Riallineare le posizioni fuori schema, rimettendo in sequenza chi è stato inserito di fretta.
4. Aggiornare i cartoncini dei fascicoli che hanno cambiato nome o periodo, invece di sovrascrivere a penna.

Chi archivia documenti soggetti a obbligo di conservazione può usare la stessa occasione per lo scarto: per le scritture contabili l'articolo 2220 del Codice civile fissa dieci anni dall'ultima registrazione, e lo stesso termine vale per le fatture ricevute, le copie di quelle emesse e la corrispondenza commerciale.

Quanto costano cartelle sospese e accessori nel catalogo initpc

Sul prezzo delle cartelle sospese pesano il materiale (cartoncino kraft o cartoncino accoppiato), il tipo di fondo e soprattutto la confezione: quasi tutte le righe di listino sono scatole da 10 o 25 pezzi, non pezzi singoli. Cavalierini ed etichette costano poco ma vanno tenuti a scorta, perché sono la parte che si perde e si rompe. L'etichettatrice si giustifica solo se l'archivio si aggiorna spesso: per un cassetto che si compila una volta e resta fermo, un foglio di etichette stampato al computer basta.

Prezzi del catalogo initpc rilevati a settembre 2026, solo prodotti disponibili; i listini cambiano nel tempo.

Cartelle, cavalierini e supporti sono nella categoria Cartelle sospese e supporti; segnapagina e bande adesive stanno in segnapagina, cavalierini e bande adesive. Per il quadro completo dell'archivio d'ufficio c'è archiviazione documenti: come organizzare il tuo ufficio, e per i nomi esatti dei contenitori il glossario dell'archiviazione.