Cartelle sospese per l'archivio in ufficio: interasse, fondo, cassetto o armadio

Per scegliere le cartelle sospese giuste bastano tre verifiche: misurare l'interasse del cassetto o dell'armadio (33, 39 o 39,8 cm da centro a centro delle guide), decidere il fondo (a V per pratiche sottili, a U da 3 cm per fascicoli spessi) e scegliere il materiale in base all'uso (cartoncino per l'ufficio, polipropilene dove c'è umidità o passaggio di mano continuo). Il resto della guida spiega come fare ogni verifica, che differenza c'è fra cartelle da cassetto e da armadio, come si etichettano e quanto costano.

Le cartelle sospese sono il contenitore giusto per l'archivio corrente che si consulta ogni giorno: pratiche per cliente, per fornitore, per dipendente, che devono essere estratte e rimesse a posto in pochi secondi senza forare i fogli. Appese alle guide di un cassetto o di un armadio, si sfogliano come le pagine di un libro e ogni etichetta si legge dall'alto. Sono però uno dei prodotti da archivio più facili da sbagliare all'acquisto, perché le misure devono corrispondere esattamente al mobile che le ospita. Questa guida fa parte del gruppo sull'organizzazione dell'archivio, la cui guida generale è archiviazione documenti: come organizzare il tuo ufficio.

Come funziona una cartella sospesa

Una cartella sospesa è una cartellina in cartoncino o polipropilene con due aste, in metallo o in plastica, fissate ai bordi superiori; le aste terminano con due ganci che si appoggiano alle guide del cassetto o dell'armadio. La cartella resta appesa, il contenuto non tocca il fondo del cassetto e la sequenza di cartelle si scorre con una mano. Sull'asta si inserisce un cavalierino, cioè un porta-etichetta in plastica trasparente con un cartoncino scrivibile, che si legge guardando il cassetto dall'alto (lettura orizzontale) oppure di fronte, negli armadi (lettura verticale).

Che cosa la distingue da cartelline e classificatori

Rispetto alla cartellina a lembi, la cartella sospesa non si sposta dal cassetto: si estrae il contenuto, non il contenitore, e il posto della pratica resta segnato. Rispetto al classificatore a soffietto, che divide un solo contenitore in tasche fisse, il sistema sospeso cresce una cartella alla volta e si riordina spostando le cartelle nel cassetto. Il confronto fra tutti i contenitori da archivio è nel glossario dell'archiviazione.

Come si misura l'interasse e perché decide tutto

L'interasse è la distanza fra i due ganci della cartella, misurata da centro a centro, e deve coincidere con la distanza fra le guide del mobile. In Italia i formati in commercio sono tre.

Procedura di misura in tre passaggi

1. Aprire il cassetto vuoto e individuare le due barre (guide) su cui si appoggiano i ganci: corrono lungo i fianchi del cassetto, parallele alla profondità.
2. Misurare con un metro rigido la distanza fra le due barre da centro a centro, non da bordo interno a bordo interno: la differenza è di circa un centimetro e basta a sbagliare formato.
3. Confrontare la misura con i tre formati: 33, 39 o 39,8 cm. Se il cassetto non ha guide, servono un telaio da inserire o cartelle con aste lunghe da appoggiare ai bordi, se le dimensioni lo consentono.

Alcuni classificatori hanno guide regolabili o adattatori che accettano sia il 33 sia il 39; in quel caso si sceglie in base alla larghezza dei fogli, perché una cartella da 39 ospita un A4 in orizzontale con margine, mentre una da 33 lo contiene di misura. Mezzo centimetro di errore sull'interasse rende le cartelle inutilizzabili: è la verifica da fare sempre, anche quando si riordina un modello «uguale a quello dell'anno scorso» per un mobile diverso.

Fondo a V o fondo a U: quale scegliere

Il fondo è la piega inferiore della cartella e determina quanto materiale può contenere.

Fondo a V

Le due facce della cartella si uniscono in una piega semplice. È il formato più compatto: contiene pochi fogli sciolti o una cartellina sottile, e in un cassetto ne entrano di più. Adatto a pratiche snelle, corrispondenza, moduli, schede cliente.

Fondo a U da 3 cm

Le due facce sono unite da una base piatta larga circa 3 cm, di solito rinforzata da un cartoncino più spesso. Contiene fascicoli voluminosi, cataloghi, listini, cartelline con più documenti dentro. Occupa più spazio nel cassetto e costa un po' di più; una cartella con fondo a U piena occupa lo spazio di due o tre con fondo a V.

La scelta va fatta per tipo di pratica, non per abitudine: un archivio clienti con contratti, corrispondenza e allegati ha bisogno del fondo a U; una rubrica di moduli o di fatture del mese sta bene nel fondo a V. Nello stesso cassetto le due si possono mescolare, purché abbiano lo stesso interasse.

Cassetto o armadio: cosa cambia fra lettura orizzontale e verticale

Le cartelle per cassetto si leggono dall'alto: il cavalierino sta sull'asta superiore, si legge aprendo il cassetto e scorrendo le cartelle. Sono quelle da 39 e 39,8 cm, con alcuni modelli da 33 per i cassetti stretti.

Le cartelle per armadio, dette anche a lettura verticale, sono pensate per gli armadi classificatori senza cassetti, con guide fisse su cui le cartelle scorrono lateralmente: il cavalierino è montato sul lato frontale, in verticale, e si legge guardando l'armadio di fronte. Hanno interasse 33 cm e spesso un formato leggermente diverso, con la parte frontale più alta per ospitare l'etichetta. Usare cartelle da cassetto in un armadio funziona meccanicamente, ma le etichette risultano illeggibili senza estrarre la cartella.

Supporti indipendenti, valigette e carrelli

Esistono infine i supporti che non richiedono un mobile: telai in metallo o plastica da appoggiare su una scrivania o in uno scaffale, valigette portatili con 5-10 cartelle e carrelli su ruote con più file di guide. Sono la soluzione per chi non ha un cassetto adatto o deve spostare le pratiche fra due postazioni. Per la scelta della cassettiera o dell'armadio che ospiterà le cartelle, la guida di riferimento è armadi e cassettiere per l'archivio: metallo o cartone.

Quale materiale dura di più

Per un archivio consultato ogni giorno il cartoncino di grammatura alta con aste metalliche è il compromesso più diffuso; il polipropilene conviene dove c'è umidità o dove le cartelle passano di mano spesso. Le aste in plastica sono più silenziose ma, sul lungo periodo e con cartelle piene, tendono a flettersi. Le cartelle in cartoncino riciclato o con certificazione della filiera del legno (FSC o PEFC) hanno le stesse prestazioni di quelle in cartoncino vergine.

Quante cartelle sospese entrano in un cassetto

Il limite non è un numero fisso, perché dipende dalla profondità del cassetto e da quanto sono piene le cartelle, ma un comportamento riconoscibile: quando per estrarre una cartella bisogna spingere le vicine, quando i cavalierini si sovrappongono e non si leggono più dall'alto, il cassetto è oltre la capacità utile. Se le pratiche sono più numerose, la soluzione non è comprimere ma dividere il cassetto con un criterio (clienti A-L e M-Z, attivi e chiusi) o passare a una cassettiera con più cassetti. Le confezioni standard sono da 25 pezzi.

Quando la cartella sospesa non è lo strumento giusto

Le cartelle sospese non sono un archivio di deposito: quando una pratica si chiude, il contenuto passa in una cartellina a lembi o in un faldone e la cartella resta libera per una pratica nuova. Non sono adatte nemmeno ai documenti da conservare in ordine cronologico stretto (fatture, DDT), per i quali il registratore a leva con divisori mensili è più economico e più sicuro: la cartella sospesa non trattiene i fogli e non ne garantisce la sequenza.

Come si etichettano: cavalierini e colori

I cavalierini si distinguono in corti, riposizionabili lungo l'asta e adatti a etichette brevi (sigla del cliente, mese), e lunghi, fissi, per descrizioni più estese. Un archivio leggibile usa cavalierini della stessa lunghezza posizionati sempre nello stesso punto (tutti a sinistra, o a scalare per lettera). I cartoncini di ricambio si comprano a parte e costano meno della cartella: quando una pratica si chiude si cambia il cartoncino, non la cartella. Alcuni modelli aggiungono un'etichetta sul dorso o una tasca interna per i documenti piccoli (biglietti da visita, ricevute) che altrimenti scivolano sul fondo.

Il sistema completo di etichettatura e di codice colore per cliente, anno o pratica, con gli errori che rendono un archivio sospeso illeggibile in un anno, è nella guida all'etichettatura delle cartelle sospese.

Quale cartella sospesa per ogni tipo di ufficio

Quanto costano le cartelle sospese e gli accessori

Le cartelle sospese si vendono in confezioni da 25 e il prezzo per pezzo dipende dal materiale, dall'asta (plastica o metallo) e dalla presenza dei cavalierini inclusi. La tabella riporta le fasce reali del catalogo initpc per le cartelle e per ciò che serve intorno.

Prezzi del catalogo initpc rilevati a settembre 2026, solo prodotti disponibili; i listini cambiano nel tempo.

Il prezzo della confezione sale con la grammatura del cartoncino, con le aste in metallo e con il fondo a U, e scende nelle linee in kraft naturale con aste in plastica. La fascia bassa è adatta a un archivio con poche movimentazioni; per cassetti aperti decine di volte al giorno la fascia media dura anni di più e costa meno per anno di uso. La cassettiera è la voce più variabile, perché dipende dal numero di cassetti, dal materiale e dalla serratura.

Errori da evitare

• Ordinare senza misurare l'interasse: la causa più comune di reso.
• Riempire il fondo a V oltre un centimetro di spessore: la cartella si apre a ventaglio e blocca le vicine.
• Mettere le cartelle nel cassetto senza guide: senza le barre di sospensione le cartelle si accasciano; se il cassetto non le ha, serve un telaio.
• Cavalierini scritti a mano con grafie diverse: in un anno l'archivio diventa illeggibile; meglio stampare le etichette con una stampante per etichette o su fogli A4 fustellati.
• Usare la cartella sospesa come archivio di deposito: quando la pratica si chiude, il contenuto passa in una cartellina o in un faldone.
• Mescolare interassi diversi nello stesso cassetto: le cartelle con il formato sbagliato cadono sul fondo e trascinano le vicine.

Il catalogo con tutti gli interassi, i fondi, i colori, i cavalierini e i supporti è nella categoria Cartelle sospese e supporti dello shop.

Glossario

• Interasse: distanza fra i due ganci della cartella, misurata da centro a centro (33, 39 o 39,8 cm).
• Fondo a V: piega semplice, per pratiche sottili.
• Fondo a U (U3): base piatta da 3 cm, rinforzata, per fascicoli spessi.
• Cavalierino: porta-etichetta trasparente che si inserisce sull'asta; corto (riposizionabile) o lungo (fisso).
• Lettura orizzontale / verticale: cavalierino leggibile dall'alto (cassetto) o di fronte (armadio).
• PP: polipropilene, la plastica delle cartelle lavabili e resistenti all'umidità.
• FSC / PEFC: certificazioni della provenienza del legno usato per il cartoncino.