Comunicazione visiva in ufficio e in negozio: cartelli, bacheche, targhe ed espositori

La comunicazione visiva di un'attività si costruisce con cinque famiglie di supporti: la segnaletica di sicurezza, obbligatoria per legge dove c'è un rischio residuo; le bacheche e i pannelli per gli avvisi interni; le targhe e i portanomi che orientano chi entra; gli espositori, le cornici e i leggii che presentano materiale da leggere o da prendere; le lavagne e i planning per il lavoro quotidiano. Un ufficio piccolo copre tutto con una decina di pezzi: i cartelli delle uscite e dell'estintore, una bacheca, le targhe delle porte, un portadepliant in reception, una lavagna. Questa guida è la mappa dell'intera famiglia: per ogni supporto spiega a cosa serve, come si sceglie e quali norme contano, e rimanda alle guide dedicate del gruppo.

Cos'è la comunicazione visiva in un'azienda e quali supporti comprende

Per comunicazione visiva si intende tutto ciò che, in un luogo di lavoro o di vendita, trasmette un'informazione senza parole: un pittogramma, un colore, un cartello, un avviso in bacheca, un nome su una porta. Non è il marketing sui social né la grafica del sito: è la parte fisica, quella che chi entra vede e usa. Ha tre funzioni che si sovrappongono: proteggere (segnaletica di sicurezza, obbligatoria), orientare (targhe, numerazione, indicazioni) e informare o vendere (bacheche, espositori, vetrine).

Quale segnaletica di sicurezza è obbligatoria e come si legge

La segnaletica di sicurezza è regolata dal D.Lgs. 81/2008, Titolo V (articoli 161-166) e dagli allegati da XXIV a XXXII. Il datore di lavoro deve usare la segnaletica quando, dopo la valutazione dei rischi, restano rischi che non si possono evitare o ridurre con misure tecniche e organizzative: la segnaletica non sostituisce le misure, le completa. I lavoratori devono essere formati sul significato dei segnali. In pratica ogni luogo di lavoro con dipendenti, compreso un ufficio, ha almeno i cartelli delle vie di fuga e delle uscite di emergenza, quelli delle attrezzature antincendio (estintori, idranti) e, dove servono, quelli di divieto di fumo, di pericolo elettrico e di prescrizione dei DPI. Il quadro completo degli obblighi del datore di lavoro, DPI compresi, è nella guida la sicurezza nell'ambiente lavorativo.

I cinque tipi di cartello: forma e colore

L'Allegato XXV del decreto definisce forma e colori dei cartelli; la norma UNI EN ISO 7010 definisce i pittogrammi registrati, riconoscibili in tutta Europa, con un codice per ciascuno.

I cartelli combinati (pittogramma più testo) sono ammessi; il testo aiuta ma il pittogramma deve restare quello normalizzato. Le strisce giallo-nere segnalano ostacoli e dislivelli permanenti, le rosso-bianche i pericoli temporanei e le aree interdette, come prevede l'Allegato XXVIII; i nastri adesivi da pavimento e i coni sono il modo più semplice di applicarle.

Quanto deve essere grande un cartello

L'Allegato XXV raccomanda una regola pratica: la superficie del cartello, in metri quadrati, deve essere almeno pari al quadrato della distanza di lettura, in metri, diviso 2000, fino a circa 50 metri. Tradotta in formati comuni:

Un cartello da 20 × 30 centimetri basta in un corridoio d'ufficio; in un capannone o in un piazzale servono i formati da 33 × 50 in su, o cartelli bifacciali sospesi. I cartelli vanno collocati all'altezza degli occhi, all'ingresso della zona di rischio o accanto all'oggetto segnalato, in luogo ben illuminato; per le vie di fuga, dove l'illuminazione può mancare, si usano cartelli fotoluminescenti che restano visibili al buio per un tempo dopo lo spegnimento delle luci.

Materiali dei cartelli

Il PVC rigido o l'alluminio per i cartelli fissi in interno; l'alluminio e il polipropilene trattato per l'esterno, dove la stampa deve resistere ai raggi UV; l'adesivo in vinile per vetri, porte e macchinari; il fotoluminescente per le vie di esodo. I cartelli si fissano con viti, biadesivo o pannelli a incastro; vanno controllati periodicamente perché un cartello sbiadito o coperto non vale. Le famiglie di cartelli sono nella sottocategoria segnaletica dello shop.

Quali bacheche e pannelli per gli avvisi interni

La bacheca è il supporto della comunicazione verso il personale: turni, circolari, comunicazioni sindacali, avvisi di sicurezza, menu della mensa. Lo Statuto dei lavoratori (articolo 25 della legge 300/1970) riconosce alle rappresentanze sindacali il diritto di affiggere comunicazioni in appositi spazi che il datore di lavoro ha l'obbligo di predisporre in luoghi accessibili a tutti i lavoratori: nelle aziende con rappresentanze sindacali, una bacheca dedicata non è una cortesia.

Sughero, feltro, magnetica o con anta

Le misure comuni vanno da 40 × 60 a 90 × 120 centimetri; per una bacheca sindacale o di reparto conviene il formato 90 × 60 o superiore, con cornice in alluminio e fissaggio a parete con tasselli. Il confronto con le lavagne, per chi vuole scrivere e appendere sullo stesso pannello, è in lavagna bianca, magnetica, in vetro o sughero; i criteri per la bacheca con anta in perché scegliere una bacheca espositiva. L'assortimento è nella sottocategoria bacheche per interni dello shop.

Quali targhe, portanomi e indicazioni orientano chi entra

Le targhe rispondono alla domanda «dove sono e dove devo andare» di chi non conosce il posto. Un sistema completo per un ufficio o uno studio comprende:

• targa esterna con nome, attività e orari, in alluminio, ottone o plexiglass, resistente alle intemperie;
• targhe porta con il nome dell'ufficio o della persona, meglio con inserto sostituibile (tasca con cartoncino stampato) per non ricomprarle a ogni cambio;
• numerazione di stanze e piani, con pittogrammi per servizi, ascensore, uscita, accessibilità;
• cartelli di cortesia (silenzio, area riservata, vietato l'ingresso ai non autorizzati, uso obbligatorio della mascherina quando previsto) in plexiglass o PVC;
• portanomi da tavolo per riunioni, corsi e sportelli, e portabadge per il personale e i visitatori.

Le targhe in plexiglass con distanziali sono la soluzione più diffusa per gli interni moderni; le tasche per inserti in formato A5 o A4 valgono per uffici che cambiano spesso. I portanomi e i portabadge, con formati e confezioni, sono descritti in espositori e portadepliant. I timbri e le targhe con dati fiscali per la corrispondenza non sono comunicazione visiva ma vanno coordinati nella grafica: la guida ai timbri e accessori per timbri copre quella parte.

Espositori, cornici e leggii: come presentare ciò che si legge o si prende

Il materiale destinato al pubblico si divide fra ciò che deve essere preso (pieghevoli, listini, biglietti da visita) e ciò che deve solo essere letto (attestati, locandine, procedure). Per il primo servono i portadepliant nel formato del pieghevole (DL, A5, A4), da tavolo, da parete o da terra; per il secondo le cornici, a scatto se il contenuto cambia spesso, e i leggii a pannelli per i documenti a più pagine da sfogliare senza toglierli. Le due guide del gruppo trattano ogni modello: espositori e portadepliant: da tavolo, da parete o da terra e cornici e leggii: formati, materiali e sistemi a pannelli. Per i fogli da compilare al banco, portablocchi da tavolo o a pinza.

Lavagne, planning e proiezione: la comunicazione visiva di lavoro

La lavagna è la comunicazione visiva che si scrive e si cancella: riunioni, turni, obiettivi, avanzamento delle commesse. Le lavagne bianche magnetiche sono lo standard degli uffici; quelle in vetro non ingialliscono e non trattengono l'inchiostro; quelle mobili su cavalletto servono nelle sale riunioni. I planning settimanali, mensili e annuali, magnetici o cartacei, tengono in vista turni e scadenze; i proiettori e gli schermi sostituiscono la lavagna nelle presentazioni. Le guide del gruppo lavagne e proiezione entrano nel dettaglio: lavagne per l'ufficio: guida alla scelta, lavagna bianca, magnetica, in vetro o sughero e videoproiettori per l'ufficio o l'aula. I marcatori giusti per ogni superficie sono in marcatori permanenti, per lavagna e indelebili.

Vetrina e negozio: cosa deve vedere il cliente prima di entrare

In un negozio la comunicazione visiva comincia fuori: la vetrofania con logo e orari, il cartello aperto/chiuso, gli avvisi di promozione, i portaprezzi in vetrina (l'esposizione dei prezzi è un obbligo per i prodotti esposti al pubblico), i display da vetrina per gli oggetti. Dentro, i portaprezzi da scaffale, i cartelli di reparto, i portadepliant alle casse, la cornice a scatto con la locandina del mese. I materiali per l'esterno devono resistere a sole e pioggia: vinile adesivo per le vetrofanie, PVC o alluminio per i cartelli, plexiglass per i display. La guida vetrofanie e cartelli per la vetrina tratta formati e adesivi; per i prezzi a scaffale e le etichette, porta-etichette e cavalierini per scaffali.

Come si progetta la comunicazione visiva di un ufficio o di un negozio

1. Si parte dalla valutazione dei rischi: l'elenco dei cartelli di sicurezza deriva dal documento di valutazione (DVR) e dal piano di emergenza; le vie di fuga, gli estintori e i pulsanti di allarme si segnalano sempre.
2. Si percorre l'ingresso come un visitatore: dalla strada alla scrivania, si annota ogni punto in cui una persona nuova si chiede dove andare; lì va una targa o un'indicazione.
3. Si separano i flussi: sicurezza (colori e forme normalizzati, mai reinventati), orientamento (un solo stile di targhe), informazione (bacheche e cornici) e vendita (vetrina, espositori). Mischiare un avviso commerciale con un cartello di sicurezza indebolisce entrambi.
4. Si fissano le altezze: cartelli di sicurezza e targhe all'altezza degli occhi (centro fra 150 e 170 centimetri), bacheche con il bordo superiore intorno ai 180 centimetri, portadepliant da parete fra 100 e 150 centimetri.
5. Si sceglie un solo stile grafico per targhe, portanomi e avvisi: stesso carattere, stessi colori aziendali, stampa su cartoncino o su inserto sostituibile.
6. Si assegna la manutenzione: chi cambia gli avvisi in bacheca, chi ricarica i portadepliant, chi controlla ogni anno i cartelli sbiaditi. Un supporto vuoto o scaduto comunica il contrario di ciò che dovrebbe.
7. Si documenta: una planimetria con i punti dei cartelli di sicurezza è utile in caso di ispezione e per le sostituzioni.

Cosa serve per ogni tipo di attività

Le attività con magazzino trovano scaffali, contenitori e carrelli nella guida prodotti da magazzino: attrezzature per stoccaggio e movimentazione.

Quanto costa attrezzare la comunicazione visiva

I singoli pezzi costano poco; la spesa si somma con il numero di stanze e cartelli. Le fasce reali del catalogo initpc per le voci principali:

Sui cartelli il prezzo sale con il formato, l'alluminio e il fotoluminescente; sulle bacheche con la misura, la cornice in alluminio e l'anta con serratura; sulle targhe con il materiale e la personalizzazione. Per un ufficio piccolo la spesa complessiva resta contenuta: bastano cinque-sei cartelli in PVC, una bacheca magnetica, le targhe delle porte e una lavagna. L'assortimento completo è nella categoria Visual e comunicazione dello shop.

Errori da evitare

• Cartelli di sicurezza «creativi»: forme e colori sono fissati dall'Allegato XXV e dalla ISO 7010; un cartello fuori norma non vale.
• Cartello troppo piccolo per la distanza: si applica la regola superficie ≥ distanza² / 2000.
• Cartello coperto da un armadio o da una porta aperta: si verifica la visibilità a porta aperta e con gli arredi al loro posto.
• Bacheca senza responsabile: gli avvisi scaduti restano per mesi; si assegna la manutenzione.
• Avvisi commerciali accanto ai cartelli di sicurezza: si mescolano i messaggi e si perde l'attenzione.
• Targhe porta con il nome inciso in uffici che cambiano personale: si usano gli inserti sostituibili.
• Plexiglass pulito con alcol: si opacizza; solo panno morbido e acqua.
• Nessuna segnalazione fotoluminescente sulle vie di fuga in locali senza luce di emergenza.

Glossario

• D.Lgs. 81/2008, Titolo V: la parte del testo unico sulla sicurezza dedicata alla segnaletica di salute e sicurezza sul lavoro (articoli 161-166 e allegati XXIV-XXXII).
• Allegato XXV: prescrizioni generali per i cartelli segnaletici: forme, colori, dimensioni.
• UNI EN ISO 7010: norma che registra i pittogrammi di sicurezza con codici P (divieto), W (avvertimento), M (prescrizione), E (salvataggio), F (antincendio).
• DVR: documento di valutazione dei rischi, da cui deriva l'elenco della segnaletica necessaria.
• Fotoluminescente: materiale che accumula luce e resta visibile al buio per un tempo dopo lo spegnimento.
• Vetrofania: adesivo stampato applicato sul vetro, dall'interno o dall'esterno.
• Cornice a scatto: cornice in alluminio con profili apribili sul fronte per cambiare il foglio.
• Leggio a pannelli: supporto con buste A4 girevoli per consultare documenti a più pagine.
• Portabadge: custodia per il cartellino identificativo da 85 × 55 millimetri.
• Articolo 25 L. 300/1970: norma dello Statuto dei lavoratori sul diritto di affissione sindacale e sull'obbligo del datore di lavoro di predisporre gli spazi.