Smaltimento dei residui del distruggidocumenti: le regole

I residui del distruggidocumenti sono carta riciclabile: per i volumi di un piccolo ufficio vanno nella raccolta differenziata della carta, chiusi in un sacchetto se il gestore locale lo richiede; per volumi alti o per dati sensibili (sanitari, legali, giudiziari) la scelta prudente è un fornitore di distruzione certificata che ritira i contenitori e rilascia un attestato. Nessuna norma impone il fornitore esterno, ma il GDPR (Regolamento UE 2016/679, articoli 5 e 32) obbliga a proteggere i dati personali fino allo smaltimento finale, e un sacco di frammenti lasciato aperto in un corridoio non è una misura adeguata.

Questa guida completa la guida generale ai distruggidocumenti sulla fase che viene curata meno: che cosa succede ai frammenti dopo il taglio. Spiega che cosa chiede la legge, quali documenti meritano un percorso separato, come organizzare la raccolta in ufficio, quando conviene un fornitore esterno e come si smaltisce la macchina a fine vita.

Perché lo smaltimento dei residui del distruggidocumenti fa parte della protezione dei dati

Il taglio riduce la leggibilità del documento, ma i frammenti restano carta con inchiostro: finché sono accessibili in un cestino non protetto, in un sacco aperto in un'area comune o in un cassonetto condiviso, la ricostruzione è teoricamente possibile, soprattutto con tagli a strisce su pochi documenti. La distruzione fisica è il primo passo; il processo si completa solo quando i residui escono dall'edificio in modo controllato.

La norma DIN 66399, la stessa che definisce i livelli di sicurezza delle macchine (da P-1 a P-7), dedica la sua terza parte proprio al processo di distruzione: non basta la macchina giusta, conta anche come i supporti vengono raccolti, custoditi, trasportati e smaltiti. È lo stesso principio che il GDPR esprime in termini giuridici. La scelta del livello di taglio in base ai dati è spiegata nella guida ai livelli di sicurezza DIN 66399.

Che cosa impongono il GDPR e il Codice privacy sui documenti cartacei

Il GDPR non descrive come deve funzionare un distruggidocumenti né dove vanno i frammenti, ma stabilisce due obblighi che si applicano direttamente a questa fase.

Gli articoli 5 e 32 del GDPR

L'articolo 5, paragrafo 1, lettera f) richiede che i dati personali siano trattati «in maniera da garantire un'adeguata sicurezza», compresa la protezione «da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali», con misure tecniche e organizzative adeguate. L'articolo 32 obbliga il titolare e il responsabile del trattamento ad adottare misure «adeguate al rischio», tenendo conto dello stato dell'arte e dei costi di attuazione. Il principio di responsabilizzazione (articolo 5, paragrafo 2) chiede inoltre di poter dimostrare di aver rispettato questi obblighi: per questo una procedura scritta e, dove serve, un attestato del fornitore hanno valore.

Il Codice privacy italiano

Il Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003, aggiornato dal D.Lgs. 101/2018 per adeguarlo al GDPR) non aggiunge regole specifiche sullo smaltimento fisico della carta: integra il regolamento europeo con disposizioni nazionali di raccordo. In pratica, per uno studio o un'azienda italiana la fonte da rispettare è il GDPR, applicato con buon senso: procedura coerente per tutto il ciclo di vita del documento, dalla conservazione alla distruzione e allo smaltimento.

Quando i documenti si possono distruggere

Distruggere prima del tempo è una violazione quanto conservare troppo: le scritture contabili e la corrispondenza commerciale vanno conservate dieci anni dall'ultima registrazione (articolo 2220 del Codice civile), e per i documenti fiscali valgono i termini di accertamento. I termini per ogni tipo di documento e il metodo per segnare l'anno di eliminazione sul dorso sono nella guida all'archiviazione dei documenti in ufficio. Gli archivi degli enti pubblici, scuole comprese, non si possono scartare senza l'autorizzazione della Soprintendenza archivistica prevista dall'articolo 21 del D.Lgs. 42/2004.

Quale percorso per ogni tipo di documento

Non tutti i documenti richiedono lo stesso percorso: separare a monte i residui comuni da quelli riservati è la misura organizzativa più efficace e costa solo un secondo contenitore.

I documenti comuni non hanno bisogno della macchina: buttarli interi nella carta risparmia lame, tempo e volume nel cestello. I documenti riservati vanno invece distrutti subito, non accumulati «per fare il giro» in una pila sulla scrivania.

Come organizzare la raccolta dei residui in ufficio

La raccolta funziona se è semplice: un contenitore per i residui comuni, uno per quelli riservati, sacchetti chiusi, un posto dove i sacchi aspettano il ritiro senza essere accessibili a chiunque.

Due contenitori, due percorsi

Vicino alla macchina si tengono due contenitori etichettati: «carta da riciclo» per i residui che seguono la raccolta ordinaria e «residui riservati» per quelli che, per volume o sensibilità, seguono un percorso controllato. La distinzione si fa al momento del taglio, non dopo: mescolare i due flussi vanifica la separazione. Nei modelli con cestello estraibile il modo più pratico è usare i sacchetti su misura (Fellowes li vende in confezioni da 50 per cestelli da 100 a 165 litri, Kobra in confezioni da 50): si chiudono al momento dello svuotamento e il sacco passa direttamente nel contenitore giusto.

Dove aspettano il ritiro

I sacchi con residui riservati non vanno lasciati in corridoio o accanto ai cassonetti condivisi del cortile: restano in un armadio o in un locale chiuso fino al ritiro del gestore o del fornitore. Un contenitore con coperchio e serratura per la carta è sufficiente in un ufficio; i fornitori di distruzione certificata forniscono di solito contenitori sigillati propri.

Chi se ne occupa

Una persona sola è responsabile della procedura: svuota i cestelli, chiude i sacchi, li porta al punto di raccolta, annota i ritiri. In un ufficio con più macchine si scrive la procedura in mezza pagina e la si appende accanto ai contenitori: è anche il documento che dimostra l'adeguatezza delle misure ai sensi dell'articolo 5, paragrafo 2, del GDPR.

Raccolta differenziata o fornitore certificato: quando conviene ciascuno

Per un piccolo ufficio la raccolta della carta è la scelta corretta e sufficiente; il fornitore esterno conviene quando i volumi superano ciò che si può gestire in sicurezza internamente o quando i dati sono così sensibili da rendere utile un attestato.

La raccolta differenziata della carta

I frammenti di carta sono riciclabili come la carta intera. Il codice del rifiuto è quello della carta e cartone dei rifiuti urbani (codice EER 20 01 01); il gestore locale può chiedere di conferire i residui in un sacchetto di carta chiuso o in un sacco separato dalla carta intera, perché i frammenti sciolti si disperdono durante la raccolta e la compattazione. Le regole del proprio comune vanno lette una volta e scritte nella procedura interna. Non vanno nella carta i residui di carte plastificate, CD e supporti magnetici, che seguono la plastica o i RAEE secondo il materiale.

Il fornitore di distruzione certificata

Un fornitore specializzato consegna contenitori sigillati, li ritira a intervalli concordati o su chiamata, distrugge il contenuto in impianto e rilascia un attestato di avvenuta distruzione con data e quantità. Il trasporto dei rifiuti da parte di terzi richiede il formulario di identificazione previsto dal D.Lgs. 152/2006 (Testo unico ambientale), che il fornitore compila. Conviene a studi legali, commercialisti, strutture sanitarie, uffici del personale, e a qualunque organizzazione che debba scartare annate intere di archivio: distruggere internamente cento faldoni con una macchina da scrivania costa più tempo del servizio.

Quando non serve nessuno dei due

Chi lavora da casa e produce pochi fogli riservati al mese può distruggerli con una macchina personale e conferirli nella carta domestica in un sacchetto chiuso; chi non tratta dati personali (materiale promozionale, bozze) non ha bisogno del distruggidocumenti.

Come si smaltisce il distruggidocumenti a fine vita

La macchina è un RAEE (rifiuto di apparecchiatura elettrica ed elettronica) e per il D.Lgs. 49/2014 non va nell'indifferenziata né nel ferro: si consegna a un centro di raccolta comunale oppure al rivenditore, che ha l'obbligo di ritirarla gratuitamente quando si compra un apparecchio equivalente (ritiro «uno contro uno»); i negozi con superficie di vendita superiore a 400 metri quadrati ritirano gratuitamente senza obbligo di acquisto i RAEE con lato inferiore a 25 centimetri («uno contro zero»), misura che un distruggidocumenti da scrivania di solito supera. Prima di consegnarla si svuota il cestello e si tolgono i sacchetti.

Quanto costa smaltire correttamente i residui

Il costo dello smaltimento interno è quello dei sacchetti e dei contenitori; il fornitore esterno si paga a ritiro o a contenitore e va confrontato con il tempo di chi distrugge internamente. La tabella riporta le fasce reali del catalogo initpc per ciò che serve in ufficio.

Prezzi del catalogo initpc rilevati a settembre 2026, solo prodotti disponibili; i listini cambiano nel tempo.

Nei contenitori il prezzo sale con la capacità, il coperchio e la serratura; per un ufficio piccolo basta un contenitore da carta con coperchio, per i residui riservati conviene quello chiudibile. I sacchetti su misura costano più dei sacchi generici ma si agganciano al cestello e non si strappano con i microframmenti. Le macchine sono nella categoria distruggidocumenti dello shop, i sacchetti fra gli accessori per distruggidocumenti; per la scelta della macchina in base al volume si legga la guida alla capacità del distruggidocumenti in base alle persone.

Errori da evitare

• Lasciare i sacchi di residui riservati accanto ai cassonetti o in corridoio in attesa del ritiro: è la fase in cui i frammenti sono più esposti.
• Mescolare residui comuni e riservati nello stesso contenitore: la separazione fatta con il livello di taglio si perde.
• Buttare i frammenti nell'indifferenziata: sono carta riciclabile e in molti comuni l'errore è sanzionabile.
• Conferire i frammenti sciolti senza sacchetto quando il gestore lo richiede: si disperdono in strada e nel mezzo di raccolta.
• Distruggere documenti prima del termine di conservazione per «fare spazio»: scritture contabili e fiscali hanno termini di legge.
• Buttare CD e carte plastificate nella carta: seguono la plastica o i RAEE.
• Gettare la macchina vecchia nel ferro o nell'indifferenziata: è un RAEE e il rivenditore la ritira gratuitamente.

Glossario

• GDPR: Regolamento (UE) 2016/679 sulla protezione dei dati personali, applicabile dal 25 maggio 2018; gli articoli 5 e 32 fondano l'obbligo di distruggere e smaltire in modo sicuro.
• Titolare del trattamento: chi decide finalità e mezzi del trattamento dei dati (l'azienda, lo studio, l'ente); è responsabile anche della fase di smaltimento.
• Responsabilizzazione (accountability): principio dell'articolo 5, paragrafo 2, del GDPR per cui il titolare deve poter dimostrare di aver adottato misure adeguate.
• DIN 66399: norma sulla distruzione dei supporti di dati; la parte 3 riguarda il processo, compresi raccolta e trasporto dei residui.
• Codice EER 20 01 01: codice europeo del rifiuto per carta e cartone dei rifiuti urbani.
• Formulario di identificazione dei rifiuti (FIR): documento che accompagna il trasporto dei rifiuti da parte di terzi, previsto dal D.Lgs. 152/2006.
• RAEE: rifiuti di apparecchiature elettriche ed elettroniche, regolati dal D.Lgs. 49/2014; il distruggidocumenti a fine vita è un RAEE.
• Attestato di distruzione: documento rilasciato dal fornitore di distruzione certificata con data e quantità del materiale distrutto.