Livelli di sicurezza DIN 66399 da P-1 a P-7: quale serve davvero

I livelli di sicurezza DIN 66399 misurano quanto è piccolo il frammento che un distruggidocumenti produce: P-1 e P-2 sono strisce, da P-3 a P-7 la superficie massima del pezzo scende da 320 a 5 millimetri quadrati. Per un ufficio che distrugge documenti con dati personali il livello di riferimento è P-4 (frammenti fino a 160 millimetri quadrati, larghi al massimo 6 millimetri); si sale a P-5 per dati sanitari, giudiziari, bancari e documenti coperti da segreto, mentre P-6 e P-7 servono solo dove un requisito li impone. Il GDPR non cita la norma, ma la norma è il modo oggettivo di dimostrare che la misura scelta è adeguata. Sotto: la tabella completa con i valori in millimetri quadrati e il numero di pezzi in cui finisce un foglio A4, le classi di protezione, le lettere per CD, chiavette e dischi, il livello per ogni tipo di ufficio e i numeri della macchina che contano oltre al livello.

Cosa misurano i livelli di sicurezza DIN 66399 sulla carta

La norma tedesca DIN 66399, pubblicata nell'ottobre 2012 in sostituzione della vecchia DIN 32757, e ripresa parola per parola dalla norma internazionale ISO/IEC 21964, classifica la distruzione dei supporti di dati in sette livelli per ciascuna delle sei famiglie di supporti. Per la carta la lettera è P (paper) e i livelli vanno da P-1 a P-7. Ogni livello fissa due limiti da rispettare insieme: la superficie massima della particella e, per i tagli a striscia o a frammento allungato, la larghezza massima.

Il numero di pezzi per foglio A4 è calcolato sulla superficie del foglio (210 × 297 millimetri, cioè 62.370 millimetri quadrati) divisa per la superficie massima del livello, e per le strisce sulla larghezza del foglio divisa per quella della striscia; coincide con i valori che il produttore HSM pubblica nelle sue tabelle e serve a farsi un'idea: un P-4 trasforma una pagina in quasi 400 coriandoli, un P-5 in più di 2.000. Il salto più grande, sia di sicurezza sia di costo della macchina, è fra P-4 e P-5.

Perché superficie e larghezza contano entrambe

Una macchina che produce frammenti da 150 millimetri quadrati ma larghi 8 millimetri non è P-4: la superficie è sotto i 160, la larghezza supera i 6. Il doppio limite esiste perché una striscia lunga e stretta si riallinea a occhio anche se la sua area è piccola, mentre un frammento corto e largo si ricompone per accostamento dei bordi. Un taglio 4 × 40 millimetri (160 millimetri quadrati, largo 4) è P-4 esatto; un 4 × 35 (140 millimetri quadrati) è P-4 con margine; un 2 × 15 (30 millimetri quadrati) è P-5 al limite. Quando la scheda tecnica riporta le due misure del frammento si può fare il conto da soli e controllare che la sigla dichiarata sia coerente.

Le classi di protezione: quanto vale il dato, non come si taglia

Accanto ai livelli, la DIN 66399-1 definisce tre classi di protezione che descrivono il danno che una divulgazione provocherebbe. La classe si assegna al documento, il livello alla macchina, e la norma li lega con intervalli che si sovrappongono: la stessa macchina P-4 copre la parte alta della classe 2 e, in alcune tabelle dei produttori, l'ingresso della classe 3.

La combinazione classe più livello è il modo corretto di scrivere un requisito interno: «documenti di classe 2, distruzione minima P-4» è una specifica verificabile, «distruggere in modo sicuro» non lo è. Nella procedura si scrive anche chi distrugge (l'utente alla scrivania, l'ufficio, un fornitore esterno): la parte 3 della norma, DIN 66399-3, descrive proprio il processo, e per i fornitori di distruzione certificata il riferimento è la norma europea EN 15713.

Le altre lettere della norma: O, T, E, H, F per CD, chiavette e dischi

La DIN 66399 non copre solo la carta. Le sigle sono sei, una per famiglia di supporto, e ognuna ha la propria scala di sette livelli con superfici diverse, perché la densità dei dati è diversa: un frammento di hard disk da 320 millimetri quadrati contiene molte più informazioni di un frammento di carta della stessa misura.

Un distruggidocumenti da ufficio dichiara quasi sempre una classe P e, se ha la fessura per i dischi, una classe O (in genere O-1 fino a O-3). Le chiavette USB e le schede di memoria richiedono una classe E, che solo alcune macchine a più fessure dichiarano. Nessuna macchina da scrivania distrugge un hard disk secondo la classe H: servono distruttori dedicati o un fornitore esterno con certificato di distruzione, il che vale anche per gli SSD e i telefoni dismessi insieme ai vecchi PC.

Che livello DIN 66399 serve al tuo ufficio?

Il livello dipende dal documento più riservato che passa dalla macchina, non dal numero di persone che la usano: uno studio medico con tre persone ha bisogno di un livello più alto di un open space da venti che distrugge solo bozze. Il numero di persone decide invece la capacità, che è il tema di Distruggidocumenti: quale capacità in base alle persone.

Il GDPR (Regolamento UE 2016/679) all'articolo 32 chiede misure tecniche e organizzative adeguate al rischio e all'articolo 5 impone l'integrità e la riservatezza dei dati, ma non nomina né la DIN 66399 né un livello: la scelta di P-4 per i dati personali comuni è la prassi dei produttori e dei responsabili della protezione dei dati, ed è quella che HSM raccomanda esplicitamente («P-4 o superiore»). Scriverla nella procedura interna trasforma una scelta ragionevole in una misura dimostrabile. Il quadro degli obblighi di conservazione, che decide quando un documento può essere distrutto (dieci anni per le scritture contabili secondo l'articolo 2220 del codice civile), è in Scatole archivio: quanto conservare i documenti.

Quando un livello alto è uno spreco

Salire di livello costa in tre modi: meno fogli per passata a parità di motore, cestino che si riempie prima perché i microframmenti occupano più volume d'aria, prezzo della macchina più alto. Un P-5 in un ufficio che distrugge solo bozze rallenta tutti senza proteggere nulla; l'alternativa sensata, quando i documenti riservati sono pochi, è un P-4 condiviso e un contratto con un fornitore esterno certificato per i lotti di classe 3, oppure una seconda macchina piccola P-5 sulla scrivania di chi tratta quei documenti.

Cosa guardare oltre al livello di sicurezza

Il livello dice come taglia; tre numeri della scheda tecnica dicono se la macchina regge il lavoro.

• Fogli per passata, dichiarati su carta da 70 o 80 grammi al metro quadrato: a parità di motore, salendo da P-4 a P-5 il numero scende. Le macchine da scrivania P-4 del catalogo initpc stanno fra 7 e 10 fogli; una macchina da ufficio P-5 a microframmenti arriva a 10 fogli con un motore più grande.
• Ciclo di lavoro: minuti di funzionamento continuo prima della pausa di raffreddamento. Le macchine personali lavorano 2-6 minuti e riposano 20-30; le macchine da ufficio a uso continuo dichiarano cicli di ore. Per una macchina condivisa da più di tre o quattro persone il ciclo conta più del livello.
• Capacità del cestino in litri: 9-13 litri per una scrivania, 20-35 litri per un piccolo gruppo. Con un taglio P-5 un cestino da 13 litri si svuota ogni giorno.

Si controlla anche che la macchina accetti punti metallici e graffette (quasi tutte le P-4 lo dichiarano; alcune a strisce economiche no), che abbia la funzione di inversione per liberare un inceppamento e il sensore di cestino pieno. La manutenzione ordinaria è una sola: la lubrificazione periodica delle lame, descritta in Manutenzione del distruggidocumenti: olio, inceppamenti, cestello. Il resto della scelta, tipologie, accessori e uso quotidiano, è nella guida pillar Distruggidocumenti: guida completa all'uso, alla scelta e agli accessori indispensabili.

Come si scrive una procedura interna di distruzione in cinque passi

1. Classificare i documenti in tre gruppi (classe 1, 2, 3) con esempi concreti presi dall'archivio dell'ufficio, e assegnare a ciascun gruppo il livello minimo: P-3, P-4, P-5.
2. Decidere quando si distrugge: alla scadenza dell'obbligo di conservazione, oppure subito per le copie di lavoro; scrivere chi autorizza.
3. Decidere dove si distrugge: alla scrivania con una macchina personale, nell'ufficio con una macchina condivisa, oppure in un contenitore chiuso per il fornitore esterno con certificato secondo EN 15713.
4. Registrare la macchina (modello, livello dichiarato, misura del frammento) nel registro delle misure di sicurezza del titolare del trattamento.
5. Definire lo smaltimento dei residui: carta nella raccolta differenziata, supporti O, T, E come rifiuti elettronici; le regole sono in Smaltimento dei residui del distruggidocumenti: le regole.

Errori da evitare con i livelli DIN 66399

• Comprare una macchina a strisce (P-2) per l'ufficio amministrativo: buste paga e contratti sono classe 2 e richiedono almeno P-3, in pratica P-4.
• Fidarsi della sigla senza guardare la misura del frammento: se la scheda dice P-4 ma il taglio è 4 × 50 millimetri (200 millimetri quadrati), la sigla è sbagliata.
• Leggere la vecchia scala DIN 32757 come se fosse la nuova: i «livelli 3, 4, 5» delle macchine precedenti al 2012 non coincidono con P-3, P-4, P-5; la vecchia scala aveva cinque gradini e il vecchio livello 3 copriva sia strisce da 2 millimetri sia frammenti da 4 × 80.
• Distruggere CD e chiavette in una macchina che dichiara solo la classe P: le lame non sono progettate per la plastica e il residuo non rispetta alcun livello O o E.
• Scegliere P-6 o P-7 «per stare tranquilli»: capacità per passata bassissima, cestino che si riempie in fretta e prezzo alto per una protezione che nessun documento dell'ufficio richiede.
• Dimenticare la procedura scritta: senza il documento che collega classe, livello e responsabilità, la macchina giusta non dimostra nulla in caso di controllo.

Quanto costa un distruggidocumenti per livello di sicurezza

Prezzi del catalogo initpc rilevati a settembre 2026, solo prodotti disponibili; i listini cambiano nel tempo.

Le macchine a strisce, cioè P-1 e P-2, stanno tutte nella fascia bassa; il passaggio ai frammenti P-4 raddoppia o triplica il prezzo perché il gruppo di taglio incrociato e il motore sono più impegnativi, e i microframmenti P-5 con cestino grande e ciclo continuo stanno nella fascia alta della categoria. Il prezzo più basso della categoria completa corrisponde ad accessori e sacchetti, non a macchine. Conviene la fascia bassa solo per chi distrugge davvero soltanto documenti di classe 1; per un ufficio con dati personali la fascia tipica dei modelli a frammenti è quella giusta.

La scelta concreta

Per un ufficio con dati personali: una macchina a frammenti P-4, con la misura del frammento in scheda tecnica (4 × 40 millimetri o meno), ciclo di lavoro adeguato al numero di utenti e cestino da 20 litri in su se condivisa. Per studi medici, legali e bancari: P-5 a microframmenti. Per bozze e stampe senza nomi: una macchina a strisce basta. I distruggidocumenti dello shop sono nella categoria Distruggidocumenti, divisa fra modelli a frammenti e a strisce; tutte le guide sulle macchine da ufficio sono raccolte nel cappello Macchine per ufficio.