Noleggio stampanti: come si calcola il costo copia e quando conviene

Nel noleggio di una stampante o di una multifunzione non si paga la macchina, si paga la pagina. Il contratto tipico unisce un canone fisso e un costo per copia, spesso con un volume minimo incluso; consumabili, manutenzione e assistenza sono compresi, la carta quasi mai. Conviene quando il volume di stampa è alto e costante, perché in quel caso i consumabili pesano più della macchina. Non conviene quando si stampa poco: il canone minimo si paga anche a stampante ferma.

Questa guida spiega come si calcola il costo per pagina — con e senza noleggio — e come si verifica, prima di firmare, quanto si stampa davvero. Il funzionamento generale dei contratti, il confronto fiscale e le clausole comuni sono nella guida sul noleggio per le PMI; per la scelta della macchina da comprare il riferimento è la guida alle stampanti e multifunzione.

Come si paga una stampante a noleggio

Canone fisso, costo copia e volume minimo

Le tre voci vanno lette insieme, perché il loro effetto combinato è il costo reale.

• Il canone fisso copre la disponibilità della macchina, l'assistenza e in genere la manutenzione programmata.
• Il costo copia (o click) è il prezzo di ogni pagina stampata, di norma diverso fra bianco e nero e colore. Nei contratti a costo copia, dentro quel prezzo ci sono i consumabili: toner, tamburo, fusore e ricambi.
• Il volume minimo è la quantità di pagine inclusa o comunque fatturata ogni mese o trimestre, anche se non viene stampata. È la voce che rende antieconomico il noleggio per chi stampa poco.

Alcuni contratti prevedono anche uno scaglionamento: superato il volume incluso, le pagine eccedenti costano di più (o di meno, in alcune formule). Va chiesto in modo esplicito quale dei due casi si applica.

Che cosa è incluso e che cosa no

Sono quasi sempre inclusi: toner e consumabili di stampa, parti soggette a usura, interventi di assistenza, manutenzione programmata e, a fine contratto, il ritiro della macchina. Non sono quasi mai inclusi: la carta, le graffette per la pinzatrice della finitrice, l'energia elettrica, le licenze dei software di gestione della stampa, la configurazione di rete oltre l'installazione iniziale e, in molti contratti, i costi di trasloco della macchina se l'ufficio cambia stanza o sede.

Come si calcola il costo per pagina, con o senza noleggio

È il numero che permette di confrontare un'offerta di noleggio con l'acquisto senza farsi ingannare da nessuna delle due.

La resa dichiarata delle cartucce si misura con norme precise

I produttori dichiarano la resa dei consumabili in pagine, e quel numero non è arbitrario: viene da metodi di prova normati.

• ISO/IEC 19752 — metodo per la determinazione della resa delle cartucce di toner per stampanti elettrofotografiche monocromatiche e multifunzione con componenti di stampa.
• ISO/IEC 19798 — stesso metodo per le stampanti a colori e le multifunzione.
• ISO/IEC 24711 — metodo per la determinazione della resa delle cartucce d'inchiostro per stampanti a getto d'inchiostro a colori e multifunzione.

La resa dichiarata si riferisce a pagine di prova standardizzate, con una copertura di stampa definita dal metodo. Una pagina reale con tabelle piene, loghi o fondini consuma più di una pagina di prova: la resa dichiarata è un riferimento comparabile fra prodotti, non una promessa sul proprio ufficio. Il tema è approfondito nella guida ai consumabili per stampanti.

Il calcolo, passo per passo

1. Costo del consumabile per pagina = prezzo della cartuccia ÷ resa dichiarata. Si fa separatamente per il nero e per ciascun colore, poi si sommano i colori per ottenere il costo di una pagina a colori.
2. Aggiungere i consumabili a lunga durata: tamburo, fusore, contenitore del toner di scarto, ciascuno diviso per la propria durata dichiarata in pagine.
3. Aggiungere la quota della macchina: prezzo d'acquisto ÷ numero di pagine che si prevede di stampare nella sua vita utile.
4. Aggiungere la carta: prezzo della risma ÷ 500. È una voce che resta identica nelle due ipotesi, ma va inserita se si vuole il costo pagina completo.
5. Confrontare con il costo copia dell'offerta di noleggio, ricordando di aggiungere al noleggio il canone fisso diviso il numero di pagine stimate: è quella divisione che penalizza chi stampa poco.

Il risultato è spesso sorprendente: sotto certi volumi il canone fisso, spalmato su poche pagine, può superare da solo il costo totale per pagina dell'acquisto.

Quanto si stampa davvero: leggere il contatore prima di firmare

Nessuna offerta a costo copia può essere valutata senza sapere il proprio volume reale, e quel dato è già disponibile: ogni stampante e multifunzione tiene un contatore delle pagine, leggibile dal pannello, dalla pagina web di amministrazione o stampando il rapporto contatori.

La procedura è la stessa che si usa per stimare il consumo di carta: si annota il contatore di ogni macchina, si rilegge dopo trenta giorni, si fa la differenza, si ripete per due o tre mesi. Se il contatore distingue bianco e nero da colore, tanto meglio: sono due prezzi diversi in qualunque contratto. Il metodo completo, applicato alla carta, è nella guida su quante risme servono in un ufficio.

Con quel numero in mano si fanno due cose: si verifica che il volume minimo proposto non sia molto più alto del proprio consumo reale, e si simula il costo mensile con i propri volumi invece che con quelli dell'esempio del fornitore.

Quando il noleggio di una stampante conviene e quando no

Le clausole da controllare in un contratto di stampa gestita

1. Volume minimo mensile o trimestrale e che cosa succede se non viene raggiunto.
2. Costo copia distinto per bianco e nero e colore, e comportamento delle pagine eccedenti.
3. Definizione di «pagina»: una facciata o un foglio? In fronte-retro la differenza raddoppia il conto.
4. Formati: un A3 conta come una o come due pagine A4?
5. Livello di servizio: tempi di intervento e di ripristino, giorni e orari di copertura.
6. Rifornimento dei consumabili: automatico su lettura remota dei contatori, o su richiesta?
7. Lettura remota dei contatori: che dati escono dalla rete aziendale e verso chi.
8. Trasloco della macchina e costi relativi.
9. Recesso anticipato e penali.
10. Rinnovo tacito e preavviso di disdetta.

Sicurezza dei dati e riconsegna della macchina

È il punto più trascurato dei contratti di stampa. Le multifunzione da ufficio hanno una memoria interna e spesso un disco, su cui transitano e talvolta restano i documenti stampati, copiati e scansionati: rubriche, archivi di fax, code di stampa, scansioni inviate per posta elettronica.

Quando la macchina viene restituita a fine contratto, quei dati escono dall'azienda insieme a lei. La responsabilità del trattamento resta dell'impresa titolare secondo il regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), quindi nel contratto vanno definiti chi cancella la memoria della macchina, con quale procedura e con quale attestazione. Se il contratto prevede la lettura remota dei contatori, va inoltre chiarito quali informazioni vengono trasmesse: il numero di pagine è un dato di servizio, i nomi dei documenti in coda non lo sono.

Le alternative al noleggio

Tre strade riducono il costo di stampa senza sottoscrivere un contratto pluriennale.

La prima è comprare la macchina giusta: una stampante sovradimensionata costa in consumabili, una sottodimensionata costa in fermi e sostituzioni. Il criterio è il volume mensile consigliato dal produttore (duty cycle raccomandato), non quello massimo.

La seconda è ridurre il volume: fronte-retro predefinito, stampa in bianco e nero come impostazione standard, codici di sblocco per le stampe a colori. Sono interventi a costo zero che spostano il conto più di qualunque negoziazione sul costo copia.

La terza è lavorare sui consumabili: toner ad alta capacità (il costo per pagina scende quasi sempre rispetto alla capacità standard), acquisto programmato invece che d'emergenza, conservazione corretta delle cartucce. Il catalogo delle macchine è nella categoria stampanti laser dello shop.

Errori da evitare con il noleggio delle stampanti

• Firmare senza aver letto il proprio contatore: si accetta un volume minimo tarato su un ufficio che non è il proprio.
• Confrontare solo il costo copia ignorando il canone fisso.
• Non chiedere la definizione di «pagina»: facciata o foglio cambia tutto in fronte-retro.
• Trascurare il costo copia a colori, che in molti contratti è di un ordine di grandezza superiore al bianco e nero.
• Dare per inclusa la carta: non lo è quasi mai.
• Non prevedere il trasloco della macchina in caso di cambio sede.
• Ignorare la memoria interna della multifunzione al momento della riconsegna.
• Accettare un volume minimo «di sicurezza» più alto del consumo reale: è un costo fisso che non si recupera.

Quanto costa comprare stampante e consumabili

I prezzi seguenti vengono dal catalogo initpc e considerano solo i prodotti disponibili al momento della rilevazione: indicano le fasce, non sostituiscono la scheda del singolo prodotto.

Prezzi del catalogo initpc rilevati a settembre 2026, solo prodotti disponibili; i listini cambiano nel tempo.

La lettura interessante è il rapporto fra la prima e la terza riga: una macchina costa quanto una decina di toner, e una stampante da ufficio in un anno di uso intenso può consumarne di più. È la ragione strutturale per cui i contratti a costo copia esistono e per cui, su volumi alti, spostano davvero il conto. Sul lato opposto, la quarta riga ricorda che la carta resta a carico dell'impresa in entrambe le ipotesi, e non va dimenticata nel confronto. Quello che fa salire il prezzo di una macchina è la velocità, il formato massimo, la presenza di fronte-retro automatico e di finitura, non il marchio.

Glossario della stampa gestita

• Costo copia (click): prezzo contrattuale di ogni pagina stampata, consumabili inclusi.
• Volume minimo: pagine fatturate ogni periodo anche se non stampate.
• Eccedenza: pagine oltre il volume incluso, tariffate a parte.
• Duty cycle: volume mensile massimo dichiarato; quello raccomandato è molto più basso.
• Resa dichiarata: pagine ottenibili da una cartuccia secondo ISO/IEC 19752, 19798 o 24711.
• Copertura: percentuale di superficie della pagina coperta da toner o inchiostro.
• Lettura remota dei contatori: invio automatico dei conteggi al fornitore.
• Finitrice: unità opzionale che pinza, fora o fascicola in uscita.