Moduli DDT (documento di trasporto): cosa deve contenere per legge

Un documento di trasporto valido deve riportare la data, le generalità del cedente, del cessionario e dell'eventuale incaricato del trasporto, e la descrizione della natura, della qualità e della quantità dei beni ceduti. Sono le parole dell'articolo 1, comma 3 del D.P.R. 14 agosto 1996, n. 472, il decreto che ha abolito la vecchia bolla di accompagnamento, e sono l'unico contenuto imposto: la legge non stabilisce né un modello grafico, né un formato, né un layout. È questo il motivo per cui in commercio si trovano blocchi DDT di aziende diverse, tutti con impaginazioni differenti ma con le stesse informazioni essenziali.

Sotto trovi il dettaglio dei dati obbligatori, la questione della causale, il ruolo del numero progressivo, perché il DDT serve anche a emettere la fattura differita, quante copie servono e come si sceglie il formato del blocco.

Cosa deve contenere un DDT: i dati obbligatori

L'elenco del comma 3 si legge così, tradotto in caselle da compilare:

• la data di consegna o spedizione dei beni;
• le generalità del cedente, cioè di chi spedisce: ditta o ragione sociale, indirizzo, partita IVA o codice fiscale;
• le generalità del cessionario, cioè di chi riceve, con gli stessi dati;
• le generalità dell'eventuale incaricato del trasporto, quando il trasporto è affidato a un soggetto terzo. Non serve il nome dell'autista: bastano i dati dell'impresa di trasporto, e se intervengono più vettori in sequenza è sufficiente indicare il primo;
• la descrizione della natura, della qualità e della quantità dei beni trasportati.

Manca da questo elenco tutto il resto di quello che si trova stampato su un blocco in commercio — numero progressivo, causale, riferimento all'ordine, colli, peso, aspetto esteriore dei beni, firma del destinatario. Non sono dati vietati, ovviamente: sono prassi commerciale, e quasi tutti hanno una ragione pratica precisa.

La causale del trasporto: non sempre obbligatoria, quasi sempre necessaria

La causale (vendita, conto lavorazione, conto deposito, conto visione, comodato, conto riparazione, reso) non compare nel testo del comma 3. Diventa però decisiva ogni volta che il trasporto non corrisponde a una vendita: se manca, l'amministrazione finanziaria può presumere che la merce che viaggia sia stata ceduta. Compilarla costa una parola e toglie ogni ambiguità, ed è la ragione per cui la quasi totalità dei blocchi in commercio riserva alla causale una riga o una casella dedicata.

Il numero progressivo: prassi che diventa necessità

Anche il numero progressivo non è imposto parola per parola dal comma 3. Diventa però indispensabile nel momento in cui si vuole usare il DDT per la fattura differita: l'articolo 21, comma 4, lettera a) del D.P.R. 633/1972 consente di emettere una sola fattura per tutte le cessioni fatte nello stesso mese solare allo stesso destinatario, entro il giorno 15 del mese successivo, a condizione che le consegne siano documentate da documenti di trasporto o da documenti equivalenti che identifichino le parti. Quella fattura deve poter richiamare i documenti che riassume, e senza un riferimento univoco non si riesce a farlo in modo verificabile. Numerare i DDT, quindi, non è una formalità: è la condizione pratica che rende utilizzabile la fatturazione differita e che permette di dimostrare la sequenza delle spedizioni in caso di controllo.

Per quanto tempo si conserva un DDT

Il DDT segue il termine di conservazione delle scritture contabili: dieci anni, lo stesso periodo previsto dal codice civile per i libri e le scritture dell'impresa. Vale sia per il DDT cartaceo sia per quello informatico, e vale anche per la copia che resta al mittente, non solo per quella che ha viaggiato con la merce.

Sul supporto cartaceo c'è un accorgimento pratico che vale la pena ricordare: le copie autoricalcanti sono stabili, ma le copie stampate su carta termica no. Se il DDT esce da una stampantina termica, la copia da archiviare va fotocopiata o scansionata, perché la carta termica sbiadisce molto prima dei dieci anni previsti. Il tema è sviluppato nella guida ai rotoli termici per POS e registratori di cassa.

Perché il DDT serve quasi sempre in copia multipla

Il DDT accompagna fisicamente la merce, quindi deve restarne traccia presso più soggetti: chi spedisce, chi trasporta (se diverso dal mittente) e chi riceve. Da qui la diffusione dei blocchi autoricalcanti, che permettono di compilare una volta sola e ottenere le copie da distribuire senza ricopiare i dati a mano.

Il numero grande (50 o 33) indica quanti moduli compone il blocco; il numero di copie per foglio (2 o 3) indica quante repliche autoricalcanti si ottengono di ogni singolo DDT. Un blocco 33/33/33 contiene quindi trentatré documenti in triplice copia, non novantanove documenti.

Perché la copia del vettore non si può saltare

Chi trasporta deve poter esibire il documento durante il viaggio: è il senso stesso del documento di trasporto, che serve a far corrispondere la merce in movimento a un'operazione documentata. Affidare la merce a un corriere con un blocco a due copie significa lasciare il trasportatore senza il proprio esemplare, e ritrovarsi a dover ricostruire a posteriori che cosa viaggiava su quel mezzo.

Quale formato di blocco DDT scegliere

Il formato piccolo è comodo da tenere a bordo di un mezzo o su un bancone di magazzino; l'A4 conviene quando la descrizione della merce occupa più righe. La scelta non ha implicazioni legali: la norma non specifica un formato, conta solo che ci sia spazio sufficiente per riportare tutti i dati obbligatori in modo leggibile. Un DDT compilato in una calligrafia illeggibile o con la descrizione della merce troncata per mancanza di spazio è un DDT che non assolve alla propria funzione, qualunque sia il blocco su cui è stato scritto.

Come si compila un DDT senza dimenticare nulla

1. Data e numero in alto: la data è quella della consegna o della spedizione, non quella dell'ordine.
2. Mittente e destinatario completi di indirizzo e partita IVA o codice fiscale. Se il luogo di consegna è diverso dalla sede del destinatario, va indicato a parte.
3. Vettore, se il trasporto è affidato a terzi: ragione sociale dell'impresa, non il nome dell'autista.
4. Causale del trasporto: si scrive sempre, anche quando è una vendita.
5. Descrizione della merce: natura, qualità e quantità. Un codice articolo da solo non basta se non è leggibile da chi riceve.
6. Colli, peso e aspetto esteriore dei beni, dove il blocco lo prevede: sono i dati che servono al destinatario per contestare un ammanco alla consegna.
7. Firma per ricevuta, dove prevista: non è un requisito del comma 3, ma è la prova pratica che la merce è arrivata.

Quando conviene ancora il blocco cartaceo rispetto al DDT elettronico

Il DDT generato dal gestionale ha due vantaggi concreti: collega automaticamente il trasporto alla fatturazione differita e resta consultabile a distanza di anni senza archiviare fisicamente la carta. Il blocco cartaceo resta comunque la soluzione più pratica in tre situazioni ricorrenti:

• attività che non hanno un gestionale collegato al magazzino, o che lo usano solo per la contabilità;
• consegne occasionali o di piccola quantità, dove aprire un software per un solo documento richiede più tempo che compilare un modulo a mano;
• situazioni in cui il documento deve viaggiare fisicamente con la merce e non è comodo stampare al momento: furgoni, consegne porta a porta, mercati, cantieri.

Non esiste un obbligo generale di passare al DDT elettronico: chi lo usa cartaceo può continuare a farlo, purché rispetti i dati minimi previsti dalla norma e lo conservi per il periodo dovuto. Molte attività tengono le due strade insieme, con il gestionale per i clienti abituali e un blocco in furgone per le consegne non programmate.

Quanto costa un blocco DDT

I prezzi qui sotto vengono dal catalogo initpc, contando solo i prodotti disponibili al momento della rilevazione: sono fasce per blocco, non per singolo documento.

Prezzi del catalogo initpc rilevati a settembre 2026, solo prodotti disponibili; i listini cambiano nel tempo.

Su un blocco DDT il prezzo dipende da tre cose, in quest'ordine: il numero di copie autoricalcanti per documento, il formato del foglio e il numero di documenti nel blocco. Un 33/33/33 in A4 costa più di un 50/50 tascabile perché contiene più carta chimica e più superficie stampata, non perché sia più «a norma»: dal punto di vista della legge i due blocchi sono equivalenti. La fascia bassa conviene a chi fa poche consegne al mese con mezzi propri; la fascia alta ha senso in magazzino, dove il formato A4 evita di spezzare un elenco di articoli su due documenti. I blocchi sono nella categoria moduli magazzino e trasporto dello shop.

Errori da evitare

• Lasciare vuota la causale quando non c'è vendita. È l'omissione che apre la presunzione di cessione, e costa una parola.
• Indicare il nome dell'autista al posto dell'impresa di trasporto. I dati richiesti sono quelli del soggetto incaricato del trasporto, non della persona fisica alla guida.
• Aprire un secondo blocco senza annotare a che numero si era arrivati. Con due blocchi in uso contemporaneamente i numeri si ripetono, e la fattura differita non riesce più a richiamare i documenti giusti.
• Descrivere la merce solo con un codice interno. Chi riceve, e chi controlla, devono poter capire natura, qualità e quantità dei beni senza avere accesso al proprio gestionale.
• Archiviare la sola copia termica. Se il documento esce da una stampantina termica, la copia da conservare va fotocopiata o scansionata subito.

Glossario

• DDT: documento di trasporto, introdotto dal D.P.R. 472/1996 in sostituzione della bolla di accompagnamento.
• Cedente: chi spedisce o consegna i beni. Cessionario: chi li riceve.
• Vettore: l'impresa incaricata del trasporto quando è un soggetto diverso dal cedente.
• Causale del trasporto: il motivo per cui la merce si muove (vendita, conto lavorazione, conto visione, reso).
• Autoricalcante: carta chimica che replica la scrittura sulle copie sottostanti senza carta carbone.
• Fattura differita: fattura unica per le cessioni di un mese allo stesso cliente, emessa entro il 15 del mese successivo sulla base dei DDT.