Glossario delle macchine da ufficio: DIN, pouches, dorsi, spirali

Le schede tecniche delle macchine da ufficio usano quattro famiglie di sigle che quasi nessun catalogo spiega: i livelli DIN 66399 dei distruggidocumenti, i micron delle pouches per plastificare, il passo e il diametro dei dorsi per rilegare, e i numeri di targa come ciclo di lavoro e capacità di taglio. Questo glossario le scioglie una per una, dice come si leggono senza sbagliare e rimanda alla guida che entra nel dettaglio per ciascuna.

Non sostituisce le guide dedicate: serve a chi ha davanti una scheda prodotto e vuole capire in un minuto se quel numero è quello che gli interessa.

Quali sigle compaiono sulle schede delle macchine da ufficio

DIN 66399: i livelli di sicurezza dei distruggidocumenti

La DIN 66399 è la norma tecnica che classifica il risultato del taglio di un distruggidocumenti in base a quanto è difficile ricostruire il documento originale. Più alto è il numero del livello, più piccoli sono i frammenti prodotti.

Per i supporti cartacei i livelli vanno da P-1 (strisce larghe, frammenti fino a 2.000 millimetri quadrati) a P-7 (polverizzazione, frammenti non superiori a 5 millimetri quadrati). Il livello di riferimento per un ufficio che tratta dati personali è in genere P-4, che produce frammenti non superiori a 160 millimetri quadrati.

Le sei lettere della norma

La norma non copre solo la carta: ogni lettera identifica un tipo di supporto e ha una scala propria.

• P — supporti cartacei: fogli, stampe, moduli.
• F — pellicole e microfilm.
• O — supporti ottici: CD, DVD, Blu-ray.
• T — supporti magnetici: nastri, floppy, dischetti.
• E — supporti elettronici: chiavette USB, schede di memoria, smartphone.
• H — dischi rigidi con supporto magnetico.

Un distruggidocumenti da ufficio dichiara quasi sempre una classe P e, se accetta i dischi ottici, anche una classe O. Nessuna macchina da ufficio distrugge un disco rigido secondo la classe H: per quello servono attrezzature dedicate o un servizio esterno con certificato di distruzione.

Le tre classi di protezione

Accanto al livello, la norma definisce tre classi di protezione, che descrivono quanto vale il dato e non come viene tagliato: la classe 1 copre i dati interni con effetti limitati in caso di divulgazione, la classe 2 i dati riservati compresi i dati personali, la classe 3 i dati particolarmente riservati. La combinazione delle due informazioni è il modo corretto di scrivere una specifica interna: «documenti di classe 2, distruzione minima P-4» è verificabile, «distruggere in modo sicuro» no.

Il livello più alto non è sempre la scelta migliore: salendo, la capacità di taglio per passata diminuisce e i tempi si allungano a parità di volume di carta. Va scelto sulla reale sensibilità dei documenti.

Micron delle pouches: il numero è per lato, non totale

Il micron (µm, scritto spesso «my» sulle confezioni) è un millesimo di millimetro e misura lo spessore del film plastico di una pouch per plastificazione. Il punto in cui quasi tutti sbagliano è questo: il valore indicato si riferisce a un solo lato.

Una pouch è formata da due film saldati su un bordo, uno per faccia del documento. «125 micron» significa quindi due film da 125, cioè 250 micron di plastica attorno al foglio; alcune confezioni scrivono «2×125» e altre «250 mic» indicando esattamente la stessa busta. Se sulla scatola c'è un solo numero senza il «2×», si intende sempre lo spessore per lato.

Lo spessore incide su rigidità, resistenza all'uso e, sulle plastificatrici con regolazione, sulla temperatura da impostare. Anche il limite dichiarato dalla macchina è per lato: «max 125 micron» significa che quella plastificatrice accetta pouches da 125 per faccia, non buste da 125 complessivi.

Che differenza c'è fra passo, anelli, diametro e spessore del dorso

Quattro parole diverse per quattro misure diverse, che i cataloghi usano spesso come se fossero intercambiabili.

• Il passo riguarda solo le spirali metalliche e indica quanti anelli ci sono in un pollice (25,4 millimetri): 3:1 sono tre anelli per pollice, 34 su un lato lungo A4; 2:1 sono due anelli per pollice, 23 su un A4. Deve corrispondere esattamente alla matrice di perforazione della rilegatrice.
• Il numero di anelli dei pettini plastici per A4 è fisso a 21, con un passo di perforazione di 14,28 millimetri: cambia solo il diametro.
• Il diametro è la misura che determina la capacità in fogli di un pettine o di una spirale, e si sceglie misurando lo spessore della pila, non contando le pagine.
• Lo spessore del dorso termico è un'altra cosa ancora: è lo spazio utile dentro la costola di una copertina con colla, e la regola pratica è che un millimetro corrisponde a circa dieci fogli da 80 grammi al metro quadrato.

Che cosa sono ciclo di lavoro, capacità di taglio e di perforazione

Sono i tre numeri di targa più fraintesi, perché sembrano indicare la potenza della macchina e invece indicano un limite.

• Il ciclo di lavoro è il tempo massimo di funzionamento continuo dichiarato da chi produce distruggidocumenti, rilegatrici elettriche e plastificatrici professionali, oltre il quale il motore si ferma da solo per non surriscaldarsi, con una pausa forzata prima di riprendere. Non è un difetto: è una protezione. Conta soprattutto sulle macchine condivise, dove gli usi di più persone si sommano nella stessa mezz'ora.
• La capacità di taglio di un distruggidocumenti indica quanti fogli accetta in una passata, e va letta insieme al livello DIN: la stessa macchina taglia meno fogli per passata se il livello di sicurezza è alto.
• La capacità di perforazione di una rilegatrice indica quanti fogli fora in un colpo solo, ed è diversa dalla capacità massima di rilegatura, che è lo spessore del documento finito. È la prima a determinare quanto tempo serve per rilegare, non la seconda.

Tutti e tre i valori sono dichiarati per carta da 80 grammi al metro quadrato: con carte più pesanti vanno ridotti.

Formato massimo A3 o A4: che cosa limita davvero

Il formato massimo indicato su plastificatrici, taglierine e rilegatrici si riferisce alla larghezza massima di materiale che i rulli, la lama o la matrice riescono ad accogliere. Non è un formato minimo: una macchina A3 gestisce senza problemi A4 e A5, mentre il contrario non è mai vero, perché il materiale più largo non entra nell'imbocco.

Sulle taglierine si incontra anche la lunghezza di taglio, che è la corsa utile della lama, e la capacità di taglio in fogli, che è quanti fogli la lama attraversa in una passata: sono due numeri distinti e vanno letti insieme, perché una lama lunga su una macchina leggera taglia formati grandi ma pile sottili.

Quanto costano le macchine da ufficio nel catalogo initpc

Le fasce sotto sono rilevate sul catalogo initpc tenendo solo i prodotti disponibili, e mettono a confronto macchine e consumabili delle quattro famiglie citate in questo glossario.

Prezzi del catalogo initpc rilevati a settembre 2026, solo prodotti disponibili; i listini cambiano nel tempo.

La distanza fra fascia bassa e fascia alta, su tutte e tre le macchine, è spiegata da tre voci: il livello di prestazione dichiarato (livello DIN, capacità di taglio o di perforazione), la motorizzazione e il ciclo di lavoro, cioè quanto la macchina è pensata per funzionare senza fermarsi. Per una postazione singola con uso occasionale la fascia bassa è adeguata; la fascia alta si giustifica sulle macchine condivise da un reparto. Il catalogo è nella categoria Macchine per ufficio dello shop.

Errori di lettura delle schede tecniche

• Leggere i micron come spessore totale: sia sulla pouch sia sul limite della macchina il valore è per lato.
• Confondere capacità di perforazione e capacità di rilegatura: la prima è il tempo di lavoro, la seconda lo spessore finale.
• Leggere la capacità di taglio senza il livello DIN: la stessa macchina taglia meno fogli a livelli di sicurezza alti.
• Ignorare il ciclo di lavoro su una macchina che verrà usata a raffiche concentrate.
• Pensare che il formato massimo sia anche un minimo: una macchina A3 lavora bene anche in A4.
• Cercare il passo su un pettine plastico: i pettini A4 hanno 21 anelli fissi, il passo riguarda le spirali metalliche.
• Confrontare prezzi di consumabili senza guardare i pezzi per confezione: il costo che conta è quello per documento.