Componenti da scrivania: quali servono e come si dispongono per lavorare meglio

I componenti da scrivania che servono davvero sono cinque: un portapenne o organizer per gli strumenti che si usano ogni ora, una o più vaschette portacorrispondenza per la carta in arrivo, in lavorazione e in uscita, un sottomano che definisce lo spazio di scrittura e protegge il piano, un portariviste o portadocumenti verticale per cataloghi e fascicoli consultati spesso, e un cestino a portata di mano. Si dispongono in tre zone: quella davanti alle mani per tastiera e scrittura, quella a portata di braccio per ciò che si prende ogni ora, quella oltre il braccio per ciò che si consulta ogni tanto. Il resto della guida spiega cosa fa ogni componente, quale materiale scegliere, come disporli sul piano secondo il lavoro che si fa, quali errori riempiono la scrivania invece di liberarla e quanto costa ogni voce sul catalogo initpc.

Quali componenti da scrivania servono davvero

Una scrivania lavora bene quando ogni oggetto ha un posto e il posto è proporzionato a quanto spesso l'oggetto si usa. I cinque componenti coprono i tre flussi di una postazione: gli strumenti, la carta, i rifiuti.

Portapenne e organizer

Il portapenne contiene gli strumenti di scrittura che si usano più volte al giorno: due o tre penne, una matita, un evidenziatore, le forbici. L'organizer (o portaoggetti a scomparti) aggiunge vani per fermagli, foglietti riposizionabili, chiavette e cavi corti. La differenza pratica è la superficie occupata: un portapenne cilindrico occupa meno di un decimetro quadrato, un organizer a sei o otto scomparti fra due e tre; conviene l'organizer solo se gli scomparti si riempiono, altrimenti diventa un cassetto aperto. Forme, materiali e capacità sono in portapenne e portacancelleria: come organizzare la scrivania.

Vaschette portacorrispondenza

Le vaschette (formato A4 o A4 maxi per le cartelline) sono il posto della carta che sta passando: una per ciò che arriva, una per ciò che è in lavorazione, una per ciò che esce o va archiviato. Impilabili in verticale, con distanziali o a scala, occupano la superficie di un foglio A4 anche a tre o quattro livelli. Una sola vaschetta diventa una pila; tre vaschette con un nome ciascuna sono un flusso di lavoro.

Sottomano

Il sottomano è un tappeto rigido o morbido, di solito fra 40 × 60 e 50 × 70 centimetri, che protegge il piano da graffi e inchiostro, offre una superficie uniforme per scrivere e delimita visivamente la zona di lavoro. I modelli con la copertina trasparente tengono calendario, tabelle e promemoria sotto gli occhi senza foglietti sparsi; quelli in similpelle o in feltro sono più adatti alle scrivanie di rappresentanza. Il sottomano non serve dove la scrivania è occupata quasi interamente da tastiera e monitor; lì basta un tappetino per il mouse. Materiali e misure sono in sottomano da scrivania: materiali, misure, con o senza calendario.

Portariviste e portadocumenti verticali

Il portariviste tiene in piedi cataloghi, listini, manuali e cartelline che si consultano ogni settimana, e li toglie dalle pile. Con il dorso etichettato si legge dal posto. Un portadocumenti verticale a scomparti fa lo stesso per le cartelline delle pratiche aperte: è l'archivio di prossimità, prima del registratore.

Cestino

Il cestino sta sotto o accanto alla scrivania, dal lato della mano che scrive, e si dimensiona sulla raccolta differenziata dell'edificio: un cestino solo per la carta, uno piccolo per l'indifferenziato, o un modello a due scomparti. Capacità, materiali e raccolta sono in cestini gettacarte per ufficio: materiali, capacità, raccolta differenziata.

Come si dispongono i componenti sul piano: le tre zone

La disposizione segue la frequenza d'uso, non l'estetica. Il decreto legislativo 81/2008 (articolo 174 e allegato XXXIV, requisiti minimi per i posti di lavoro al videoterminale) chiede che il piano abbia una superficie poco riflettente e dimensioni sufficienti a disporre in modo flessibile schermo, tastiera, documenti e materiale accessorio, con spazio davanti alla tastiera per appoggiare mani e avambracci e un supporto per i documenti stabile e regolabile: i componenti da scrivania devono rispettare questa disposizione, non occuparla.

Zona 1: davanti alle mani

Tastiera, mouse e sottomano (o il tappetino). Nessun componente sta qui, salvo il supporto per i documenti se si copia da carta. Davanti alla tastiera restano i 10-15 centimetri liberi per gli avambracci.

Zona 2: a portata di braccio, senza alzarsi

Portapenne o organizer dal lato della mano che scrive, telefono dal lato opposto, la vaschetta della carta in lavorazione. È la zona degli oggetti usati ogni ora: se un oggetto ci sta da una settimana senza essere toccato, va in zona 3.

Zona 3: oltre il braccio

Vaschette dell'arrivo e dell'uscita, portariviste, portadocumenti verticale, lampada. Sono gli oggetti consultati ogni giorno o ogni settimana; stanno sul fondo del piano, contro la parete o la parete divisoria, o su una mensola.

Sotto il piano

Cestino dal lato della mano che scrive, cassettiera dal lato opposto, ciabatta e cavi fissati con una canalina o una vaschetta portacavi. Un cestino davanti alle gambe è l'errore più comune e più fastidioso.

Quale materiale scegliere per i componenti da scrivania

Per una linea coerente conviene scegliere un solo materiale e un solo colore per tutti i componenti della postazione, e usare il colore per distinguere i reparti quando le postazioni sono molte.

Cosa cambia per ufficio, reception, studio, casa e scuola

• Ufficio amministrativo: organizer, tre vaschette, portadocumenti verticale per le pratiche aperte; sottomano solo dove si firmano documenti.
• Reception e segreteria: sottomano ampio con calendario, portapenne con penne per gli ospiti, vaschetta per la posta in arrivo, portariviste per i cataloghi da mostrare; il cestino lontano dalla vista del pubblico.
• Studio professionale: componenti in legno o metallo, portariviste per i codici e i manuali, portadocumenti per i fascicoli di causa o di pratica; il sottomano in similpelle per le firme dei clienti.
• Lavoro da casa: portapenne e una vaschetta; il resto occupa spazio in una stanza che serve anche ad altro. Un portariviste se si consultano manuali.
• Scuola e segreteria didattica: organizer in plastica resistente, vaschette per le circolari per classe, cestino per la carta.
• Postazione condivisa (desk sharing): nessun componente personale sul piano; un organizer portatile per ogni persona e vaschette comuni.

Il primo ordine per una postazione nuova, cancelleria compresa, è nella guida il primo kit di cancelleria per una nuova postazione o un nuovo ufficio; la lista completa per reparto in cancelleria da ufficio: cosa acquistare, per postazione e per reparto.

Quanto costano i componenti da scrivania sul catalogo initpc

Prezzi del catalogo initpc rilevati a settembre 2026, solo prodotti disponibili; i listini cambiano nel tempo.

Il prezzo sale con il materiale (metallo, legno e ABS costano più del polistirene), con la confezione (molte vaschette e alcuni cestini sono venduti in confezioni multiple, e il prezzo tipico lo riflette) e con la capacità dei cestini. La fascia bassa è la scelta giusta per postazioni singole, lavoro da casa e scuola; per reception, direzione e studi conta la linea coerente, che sta nella fascia tipica.

Quali errori si fanno più spesso

• Comprare l'organizer grande «per avere spazio»: si riempie di oggetti che non si usano e diventa un cassetto aperto.
• Una sola vaschetta: è una pila con i bordi; servono tre livelli con un nome ciascuno.
• Il cestino davanti alle gambe o dal lato sbagliato: si sposta con i piedi tutto il giorno.
• Componenti di marche e colori diversi accumulati negli anni: la scrivania sembra disordinata anche quando è in ordine.
• Portariviste usato come archivio: dopo un anno contiene solo cose da buttare; va svuotato ogni trimestre.
• Occupare la zona davanti alla tastiera con portapenne e foglietti: gli avambracci non hanno appoggio.
• Sottomano sotto la tastiera: si sposta e non protegge nulla; il sottomano sta nella zona di scrittura o non serve.

Come si rimette in ordine una scrivania in sei passi

1. Svuotare il piano e dividere gli oggetti in tre gruppi: usati ogni ora, ogni giorno, ogni settimana o meno.
2. Buttare o archiviare il quarto gruppo, quello non toccato da mesi.
3. Assegnare la zona 2 al primo gruppo, la zona 3 al secondo, i cassetti e gli scaffali al terzo.
4. Dare un nome alle vaschette (arrivo, in corso, uscita) e svuotare quella dell'uscita ogni sera.
5. Fissare i cavi sotto il piano e mettere il cestino dal lato della mano che scrive.
6. Fotografare la scrivania in ordine: è il riferimento per il riordino del venerdì.

Glossario dei termini

• Organizer (portaoggetti a scomparti): contenitore da piano con più vani per strumenti e minuteria.
• Vaschetta portacorrispondenza: contenitore piatto formato A4, impilabile, per la carta in transito.
• Sottomano: tappeto rigido o morbido per la zona di scrittura, con o senza copertina trasparente.
• Portariviste: contenitore verticale a dorso aperto per cataloghi e fascicoli.
• Desk sharing: postazioni non assegnate, condivise a turno.
• Allegato XXXIV del decreto legislativo 81/2008: requisiti minimi dei posti di lavoro al videoterminale.
• Polistirene, ABS, polipropilene: le tre plastiche dei componenti da scrivania, in ordine crescente di resistenza.