CAL per utente o per dispositivo: come non sbagliare la licenza

La CAL per utente conviene quando ogni persona usa più di un dispositivo per accedere al server (PC, portatile, telefono); la CAL per dispositivo conviene quando più persone si alternano sullo stesso PC, come in un magazzino a turni, in una reception o in un laboratorio scolastico. La regola pratica è contare: si contano le persone che accedono e i dispositivi che accedono, e si compra il tipo con il numero più basso. Le CAL (Client Access License) sono le licenze di accesso a Windows Server, si comprano a parte rispetto al sistema operativo, costano lo stesso nelle due versioni e non scadono.

Che cos'è una CAL e chi ne ha bisogno

Una CAL è il diritto, per una persona o per un dispositivo, di usare i servizi di un server Windows: cartelle condivise, stampanti, autenticazione sul dominio, stampa, DHCP e DNS. Microsoft la richiede per le edizioni Standard e Datacenter, per ogni utente o dispositivo che accede direttamente o indirettamente al server, con poche eccezioni elencate nei Product Terms (per esempio due utenti per l'amministrazione del server). La CAL non si installa e non si attiva: è un diritto documentato da fattura e certificato, che va dimostrato in caso di verifica. Chi accede al server con un applicativo che a sua volta interroga il server (accesso indiretto, «multiplexing») ha comunque bisogno della CAL.

Cosa NON richiede una CAL

Non servono CAL per accedere a un NAS, perché non esegue Windows Server; non servono per un server Linux; non servono per gli utenti anonimi di un sito web pubblicato dal server, che rientrano in un altro caso (l'External Connector, sotto). Se il gestionale è in cloud e in sede c'è solo un NAS, il tema CAL non esiste: è uno dei motivi per cui la guida differenza fra NAS e server vero consiglia il NAS agli uffici senza dominio.

CAL per utente o per dispositivo: come si sceglie

La CAL per utente è assegnata a una persona nominata e la copre da qualsiasi dispositivo; la CAL per dispositivo è assegnata a un apparecchio e copre chiunque lo usi. Il prezzo è lo stesso, quindi la scelta è puro conteggio.

Il calcolo in tre passi

1. Contare le persone che accedono al server, anche solo per stampare o aprire una cartella condivisa: non i dipendenti totali, ma gli utenti reali del server.
2. Contare i dispositivi che accedono: PC fissi, portatili, tablet, smartphone con la posta sul server, terminali di magazzino, PC condivisi.
3. Comprare il tipo con il numero minore; a parità, meglio per utente, perché segue la persona quando cambia PC o aggiunge un portatile.

Tre uffici reali a confronto

Le due modalità si possono combinare nella stessa organizzazione, per esempio CAL per utente agli impiegati e CAL per dispositivo alle postazioni condivise del magazzino: ogni persona o dispositivo deve essere coperto da una delle due. Un singolo pacchetto è però di un solo tipo, e per i servizi di desktop remoto il server RDS lavora in una sola modalità di licenza per volta.

Quante CAL servono davvero: gli errori di conteggio più comuni

L'errore più frequente è contare i dipendenti invece degli utenti del server: 20 persone in azienda di cui 15 usano il server richiedono 15 CAL. Il secondo è dimenticare i dispositivi che accedono senza una persona davanti, come un PC di produzione che scrive sul server o una stampante multifunzione che salva le scansioni in una cartella condivisa: con CAL per dispositivo vanno contati, con CAL per utente no. Il terzo è non aggiornare il conteggio quando si assume: le CAL sono perpetue ma legate al numero acquistato, quindi ogni nuovo utente o dispositivo richiede una CAL in più prima di iniziare ad accedere.

CAL e versione del server

Le CAL hanno una versione: una CAL di Windows Server 2025 dà accesso a server 2025 e precedenti, una CAL 2019 non copre un server 2025. Chi aggiorna il server alla versione nuova deve aggiornare anche le CAL, un costo da mettere nel preventivo insieme alla licenza del sistema operativo descritta nella guida Windows Server Standard o Datacenter.

RDS CAL ed External Connector: le licenze che si dimenticano

Le CAL di Windows Server coprono i servizi di base, non tutto. Due casi hanno licenze aggiuntive:

• RDS CAL (Remote Desktop Services): per ogni utente o dispositivo che apre una sessione di desktop remoto sul server, per esempio per usare il gestionale da casa o da un thin client, serve una RDS CAL oltre alla CAL di Windows Server. Anche qui esistono la versione per utente e per dispositivo, e il server RDS va impostato nella modalità corrispondente.
• External Connector: quando al server accedono utenti esterni all'organizzazione (clienti, fornitori, un portale per gli agenti), invece di una CAL per ciascuno si acquista una licenza External Connector per server, che copre un numero illimitato di utenti esterni. I dipendenti restano coperti dalle CAL normali.

Anche altri prodotti server Microsoft, come SQL Server nelle edizioni licenziate per server, hanno le proprie CAL; il fornitore del gestionale indica quali servono.

Cosa succede se le CAL non bastano

Windows Server non blocca l'accesso in mancanza di CAL: il sistema funziona uguale, e per questo l'errore passa inosservato finché non arriva una verifica di licenza del produttore o una due diligence. Le conseguenze sono l'acquisto retroattivo delle licenze mancanti alle condizioni del momento e, nei contratti volume, le penali previste. In un ente pubblico l'acquisto delle CAL segue le stesse procedure del server, descritte nella guida server per la pubblica amministrazione e MePA, e la mancanza di licenze è anche un rilievo contabile.

Quale tipo di CAL per quale realtà

Quanto costano le CAL e le licenze server

Le fasce vengono dal catalogo initpc; le CAL si trovano dentro la categoria Licenze server, in pacchetti da 1, 5, 10 o più utenti o dispositivi, e i valori più bassi della categoria corrispondono a pacchetti piccoli o a core aggiuntivi.

Prezzi del catalogo initpc rilevati a settembre 2026, solo prodotti disponibili; i listini cambiano nel tempo.

A far salire il totale è il numero di CAL, non il tipo: per 15-20 utenti le CAL costano quanto la licenza Standard del server. La fascia bassa conviene solo se i pacchetti piccoli coprono esattamente il conteggio; comprare un pacchetto da 10 quando ne servono 12 lascia due persone scoperte. Le RDS CAL sono un prodotto distinto e vanno preventivate a parte.

Errori da evitare

• Contare i dipendenti e non gli utenti del server.
• Scegliere CAL per dispositivo in un ufficio dove tutti hanno anche il portatile.
• Scegliere CAL per utente in un magazzino a turni.
• Dimenticare le RDS CAL per chi lavora in desktop remoto.
• Comprare CAL di versione precedente per un server nuovo.
• Credere che il server con Windows preinstallato includa le CAL.
• Non conservare fatture e certificati: senza documenti la licenza non si dimostra.

La scelta in pratica

Chi ha persone con più dispositivi compra CAL per utente nel numero delle persone che accedono; chi ha postazioni condivise a turni compra CAL per dispositivo nel numero delle postazioni; chi lavora in desktop remoto aggiunge le RDS CAL. Il quadro generale delle licenze è in licenze server per un piccolo ufficio: cosa serve davvero, e quello su server e cloud in server per una piccola azienda: quando conviene rispetto al cloud. Le CAL e le licenze di Windows Server sono nella categoria Licenze server dello shop.