Datari, numeratori e polinomi: quali timbri servono davvero in ufficio

Il datario stampa la data e basta. Il numeratore stampa un numero che avanza da solo a ogni impronta, ed è quello che serve per una numerazione progressiva. Il polinomio è un timbro a righe componibili, in cui si combinano testo fisso, data ed eventualmente una numerazione: si compra quando serve mettere più informazioni con un solo gesto. Tre meccaniche simili, tre problemi diversi.

Comprarne uno per fare il lavoro dell'altro è l'errore più comune, e lo si scopre solo al primo protocollo del mattino. Questa guida mette in fila i criteri che contano davvero: altezza dei caratteri, numero di colonne, tipo di avanzamento, righe disponibili.

I tre timbri in una tabella, prima dei dettagli

Datario: manuale o automatico, e quale altezza dei caratteri

Il datario è il più diffuso dei tre perché la data serve ovunque si debba certificare quando un documento è arrivato o è stato lavorato. Esiste in due varianti che cambiano il lavoro quotidiano:

• manuale: le bande di giorno, mese e anno si ruotano a mano, una per una, ogni volta che la data cambia. È la scelta economica per chi timbra poche volte al giorno;
• automatico (nei cataloghi anche «eco» o «professional»): una sola rotella o una levetta fa avanzare l'intera data. Fa risparmiare tempo a chi cambia data ogni mattina allo sportello o in accettazione.

In entrambi i casi la data non avanza da sola: il meccanismo non è un orologio. «Automatico» significa che si aggiorna con un gesto solo invece che con tre.

Le altezze standard dei caratteri della data

L'altezza dei caratteri è il dato che determina la leggibilità dell'impronta e compare sempre nella descrizione del prodotto. Le misure che si incontrano in ufficio sono 3 mm, 3,8 mm, 4 mm e 5 mm. I 4 mm sono lo standard dei datari da scrivania e restano leggibili anche su una fotocopia; i 3 mm si trovano sui modelli tascabili e sui datari inseriti dentro un polinomio; i 5 mm sui numeratori e sui datari da magazzino, dove l'impronta va letta a distanza di braccio.

Datario con testo fisso: il compromesso più utile

Fra il datario puro e il polinomio esiste una via di mezzo molto pratica: il datario con una dicitura fissa già incisa accanto alla data, tipo «REGISTRATO», «RICEVUTO IL», «PAGATO». Costa poco più di un datario semplice, non richiede composizione e risolve il caso più frequente in assoluto, cioè quello in cui la data da sola non dice perché è stata apposta.

Numeratore: quante colonne servono e come avanza

Il numeratore ha rotelle numeriche che avanzano di un'unità a ogni impronta. È quello che serve per la numerazione progressiva di un registro, di ricevute, di buoni, di pagine.

Le colonne determinano il numero massimo

Il numero di colonne (cioè di cifre) è la prima scelta da fare, perché determina il valore massimo rappresentabile prima che la numerazione torni a zero:

Per la grande maggioranza degli uffici sei colonne bastano con ampio margine. Otto colonne servono a chi non azzera la numerazione a inizio anno e accumula progressivi su più esercizi.

Avanzamento automatico, ripetizione e senso di numerazione

Il secondo criterio è come avanza il numero, e qui le differenze fra i modelli sono più profonde di quanto la scheda prodotto lasci intendere:

• manuale: l'ultima cifra si fa avanzare con un dito fra un'impronta e l'altra. Semplice, economico, ma è facile dimenticare un avanzamento e ritrovarsi due documenti con lo stesso numero;
• automatico: il numero avanza da solo a ogni pressione. È la funzione che rende un numeratore adatto a numerare in serie senza controllare;
• con ripetizione selezionabile: una levetta laterale imposta quante impronte ripetere con lo stesso numero prima di avanzare (tipicamente una, due, tre, quattro o sei volte). Serve quando lo stesso numero va apposto su più copie dello stesso documento — originale, copia per il cliente, copia contabile;
• crescente o decrescente: alcuni modelli professionali permettono di invertire il senso di numerazione, utile per i conteggi a scalare.

I numeratori in metallo con impugnatura, più pesanti e costruiti per timbrare migliaia di volte, sono la scelta dei magazzini e delle tipografie; quelli autoinchiostranti in plastica sono la scelta da scrivania.

Polinomio: come si compone e quando conviene davvero

Il polinomio non è un timbro con una funzione fissa: è un timbro a righe componibili, dove ogni riga porta una dicitura scelta da chi lo configura. I modelli tipici hanno una banda con dodici diciture selezionabili a rotella — le più diffuse in Italia sono ARRIVATO, ANNULLATO, ORIGINALE, COPIA, PAGATO, URGENTE, RISERVATO, SPEDITO, EVASO, RICEVUTO, APPROVATO, VISTO — e in molti casi una riga con la data.

Si sceglie il polinomio quando in ufficio si appongono diciture diverse sugli stessi documenti: invece di cinque timbri da tenere in ordine e da cercare, uno solo che si imposta ruotando una banda. Non si sceglie quando serve sempre la stessa dicitura, perché in quel caso un timbro di testo dedicato è più rapido e non si può sbagliare selezione.

Il compromesso del polinomio è duplice: la selezione va controllata prima di ogni impronta (timbrare «PAGATO» un documento da annullare è un errore che capita), e la composizione delle righe con caratteri mobili, sui modelli che la prevedono, richiede una pinzetta e un po' di pazienza.

Quale dei tre serve al tuo ufficio

Che cosa deve contenere l'impronta di protocollo

Chi usa questi timbri per protocollare lavora accanto a una regola scritta. Il D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445, il testo unico sulla documentazione amministrativa, definisce la segnatura di protocollo come «l'apposizione o l'associazione, all'originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso». Nella pratica quotidiana di un ufficio significa che sul documento deve restare, in modo leggibile e non alterabile, almeno il numero progressivo e la data di registrazione.

Il timbro non sostituisce la registrazione — che oggi avviene su gestionale — ma resta il modo più rapido per riportare quelle informazioni sull'originale cartaceo appena arriva, prima di passarlo a chi lo lavorerà. È per questo che il polinomio con numeratore e datario, o la coppia numeratore più datario, resta lo strumento tipico del banco protocollo anche negli uffici informatizzati.

Manutenzione delle rotelle e dei caratteri

Tutti e tre i timbri condividono lo stesso punto debole: negli interstizi fra una rotella e l'altra si accumulano polvere e inchiostro secco, e l'impronta perde nitidezza proprio nelle giunzioni.

1. Pulire le bande con un panno appena inumidito, facendole ruotare lentamente, senza smontare il meccanismo.
2. Non forzare l'avanzamento quando le rotelle sono ancora umide di inchiostro fresco: il liquido entra negli ingranaggi e vi si secca, rendendo il movimento sempre più duro.
3. Conservare le diciture e i caratteri mobili non montati in una scatolina dedicata: sono pezzi minuscoli e, una volta persi, spesso non si acquistano singolarmente.
4. Controllare il cuscinetto sui modelli autoinchiostranti: un cuscinetto indurito peggiora l'impronta indipendentemente da quanto sono pulite le rotelle, e il criterio per riconoscerlo è nella guida su come funziona un timbro autoinchiostrante.
5. Verificare la data ogni mattina sui datari manuali: è l'errore più banale e il più difficile da correggere a posteriori su un documento già archiviato.

Errori tipici di acquisto

• Comprare un polinomio pensando che «faccia tutto»: se serve solo la data, un datario è più rapido e non si può sbagliare selezione.
• Scegliere un numeratore manuale per un lavoro in serie: prima o poi due documenti usciranno con lo stesso numero.
• Sottovalutare l'altezza dei caratteri: 3 mm su un documento che verrà fotocopiato o scansionato a bassa risoluzione diventa difficile da leggere.
• Prendere poche colonne per risparmiare, in un ufficio che non azzera la numerazione a inizio anno.
• Ignorare il colore: la convenzione italiana vuole il blu per le impronte che certificano e il rosso per quelle che segnalano; un protocollo in nero si confonde con il testo stampato del documento.

Quanto costano datari, numeratori e polinomi

Prezzi del catalogo initpc rilevati a settembre 2026, solo prodotti disponibili; i listini cambiano nel tempo.

Le fasce sono larghe perché dentro la stessa voce convivono prodotti molto diversi. Sul datario la fascia bassa è quella delle bande di ricambio e dei modelli tascabili, quella alta dei datari professionali con testo personalizzato. Sul numeratore la differenza la fanno il materiale e il numero di colonne: i modelli in metallo con impugnatura e otto cifre stanno in cima alla fascia, quelli autoinchiostranti in plastica a sei colonne al centro. Il polinomio ha la fascia più stretta di tutte, perché è un prodotto standardizzato: la dodici diciture con datario è la configurazione più comune. Chi timbra poche volte al giorno trova nella fascia bassa modelli perfettamente adeguati; la fascia alta si giustifica solo con l'uso continuativo al banco.

Prima di ordinare: due controlli che evitano un reso

Il primo è la taglia dell'impronta rispetto allo spazio disponibile sul documento: un polinomio con datario occupa parecchio, e su una ricevuta piccola non entra. Il secondo è la disponibilità dei ricambi: bande della data, cuscinetti e caratteri mobili vanno verificati prima dell'acquisto, perché un timbro a rotelle senza ricambi disponibili è un timbro usa e getta. Il confronto generale fra le famiglie di timbri è nella guida timbri e accessori per timbri, mentre chi ha già più di due o tre timbri in uso trova in portatimbri il modo di tenerli in ordine. Il catalogo è nella categoria datari, numeratori e polinomi dello shop.