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Rendi il tuo ufficio sempre più digitale

Migliorare il lavoro con i dispositivi tecnologici

Quando si parla di innovazione tecnologica sui luoghi di lavoro si pensa quasi sempre ai PC che, nel corso dei decenni, si sono trasformati in strumenti indispensabili per molte attività. Inoltre, oggi, non esiste un solo tipo di computer ma svariati, dalle tradizionali postazioni fisse – che pur sopravvivono senza esitazioni – ai notebook, ai tablet e a tutte quelle configurazioni “ibride” che, a seconda dell’occorrenza, possono svolgere il ruolo del tablet, del notebook e anche del display portatile. Per non parlare degli smartphone che ci accompagnano ogni giorno semplificandoci la vita.

Analizzando meglio la situazione molti altri utilissimi strumenti di lavoro hanno migliorato la produttività grazie all’innovazione tecnologica: dai distruggidocumenti alle etichettatrici, passando per le rilegatrici ai lettori di codici a barre, l’ufficio è sempre in costante evoluzione.

È chiaro che quando pensiamo a come rendere il nostro ufficio più digitale diventa fondamentale saper scegliere gli accessori più efficienti che siano più tecnologicamente avanzati per ottimizzare il proprio tempo e per aumentare l’efficienza complessiva.


Alcuni consigli per fare acquisti intelligenti:

Etichettatrici

Ottimo strumento per mantenere in ordine e catalogare i molti documenti prodotti su supporto cartaceo.
Esistono tre grandi famiglie di etichettatrici: vere e proprie stampanti miniaturizzate per creare etichette professionali per posta, pacchi e supporti vari, etichettatrici da scrivania ed etichettatrici portatili. Oltre alle dimensioni e alla finalità del prodotto, ci sono altri parametri da tenere in considerazione:

  1. Il numero di stili di stampa preimpostati nel software (più ce ne sono, più possibilità di personalizzazione avremo). Con alcune è anche possibile, con un apposito software, stampare codici a barre.
  2. La dimensione delle etichette stampabili
  3. La risoluzione di stampa che, come in una qualsiasi stampante da ufficio o consumer, si esprime in DPI.
  4. Il materiale dell’etichetta: esistono infatti etichettatrici che possono stampare, oltre che su carta, su plastica, metallo e materiali speciali da applicare agli oggetti tramite stiratura.
  5. L’interfaccia: alcuni modelli dispongono di tastiera integrata e display, aspetto che facilita non poco l’inserimento dei testi delle etichette, ma versioni evolute si avvalgono di software dedicati che consentono di utilizzare un PC debitamente connesso all’etichettatrice come interfaccia di composizione, il che ovviamente rende tutto molto più semplice, soprattutto quando si tratta di stampare volumi non indifferenti di etichette.
  6. Tipo di alimentazione: i modelli portatili funzionano con comuni batterie stilo AA, altri si collegano direttamente al PC tramite porta USB, altri ancora sono del tutto indipendenti e si collegano a una normale presa di corrente.

Rilegatrici


Rilegare fogli e documenti sparsi è di vitale importanza nella gestione di un ufficio. Le moderne rilegatrici disponibili sul mercato possono essere suddivise in base al tipo di rilegatura che effettuano: a dorsi plastici, a dorsi metallici e a caldo. Le prime due sono le più diffuse e, per certi versi, le più pratiche. I documenti risultano rilegati in modo saldo e sicuro, con la flessibilità dei dorsi plastici comodi, resistenti e leggeri e con l’eleganza di quelli metallici che conferiscano al lavoro un tocco di professionalità.
Il meccanismo di funzionamento è quello tradizionale, con una prima fase di foratura del bordo dei fogli e la seconda di rilegatura vera e propria. Attenzione ai formati: l’A4 è un classico per casa e ufficio, ma ci sono anche macchine in grado di rilegare formati più ampi.
La rilegatura a caldo (o termica) è preferibile se si desidera impilare o inserire in archivio i documenti o se si vuole ottenere un elegante effetto libro. Il meccanismo di funzionamento si basa su delle copertine ricoperte da un sottilissimo strato di colla che, una volta a contatto con il calore della piastra della macchina, si scioglie e fissa i fogli tra loro. Il risultato è in assoluto il migliore sotto il profilo estetico e per quanto concerne la riduzione degli ingombri. Anche qui va tenuto in considerazione il numero massimo di fogli rilegabili: i modelli più performanti arrivano a 600 fogli, ideali per uffici di medie e grandi dimensioni.

Plastificatrici


La plastificazione è un metodo ottimale per preservare i documenti ed esaltarne l’aspetto. In fase di acquisto di una plastificatrice è essenziale valutare la frequenza di utilizzo. I modelli disponibili sul mercato vengono differenziati in base all’intensità di lavoro a cui vengono sottoposti, dall’utilizzo domestico fino a quello professionale su ampia scala. Le plastificatrici spaziano dall’A4 all’A3. Se l’ufficio ha necessità di tempistiche strette, sarà il caso di considerare modelli con tempi di riscaldamento contenuti: i più performanti si riscaldano in meno di un minuto. Importanti anche il tempo di laminazione per ogni singolo formato (esempio: 60 secondi per plastificare un documento in formato A4), lo spessore massimo del pouch e la possibilità di plastificare anche le fotografie.

 

Distruggidocumenti


Fondamentale nel contesto dell’attività lavorativa è il distruggidocumenti.
In un ufficio sono sempre molti i documenti che necessitano di uno smaltimento pratico ed efficace. I modelli più performanti sono in grado di distruggere, oltre a normali fogli di carta, CD, carte di credito, punti metallici e tabulati. Da considerare anche la capacità del cestino, espressa in litri, e la capacità di taglio (più il valore è alto, più fogli possono essere distrutti contemporaneamente).
Oltre a un discorso di praticità e di comodo smaltimento dei rifiuti, il distruggidocumenti in azienda ha anche una valenza normativa: in base al decreto legislativo 196/2003 che regolamenta il trattamento dei dati personali, i documenti da smaltire contenenti dati sensibili vanno eliminati secondo norme ben precise, onde evitare un'accidentale diffusione di informazioni private. Limitandoci ai supporti cartacei, esiste la norma DIN 66399, che determina 7 livelli di sicurezza nella distruzione di un documento in relazione alla sua dimensione e all’importanza del suo contenuto.

Per rendere ancora più efficace ed efficiente la vostra azienda, vi basterà visitare la nostra pagina web dedicata initpc.it e scegliere il prodotto che più si adatta alle vostre esigenze quotidiane.

 

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Sabato, 25 Novembre 2017
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